Mit dem Vierten Bürokratieentlastungsgesetz vom 23.10.2024 wurde die Aufbewahrungsfrist für Rechnungen gemäß § 14b Abs. 1 Satz 1 UStG von bisher zehn Jahren auf nunmehr acht Jahre verkürzt. Das BMF-Schreiben vom 08.07.2025 erläutert diese Änderung und gibt Hinweise zur Umsetzung. Daneben sind noch weitere praktische Aspekte zu berücksichtigen.

 

Grundsätzlich gilt die verkürzte Aufbewahrungsfrist nach § 27 Abs. 40 Satz 1 UStG für alle Rechnungen, deren ursprüngliche zehnjährige Frist zum 31.12.2024 noch nicht abgelaufen ist. Rechnungen, die vor dem 01.01.2017 ausgestellt wurden, müssten daher grundsätzlich ab dem 01.01.2025 nicht mehr aufbewahrt werden. Ausnahmen gelten nach § 27 Abs. 40 Satz 2 UStG für Kreditinstitute, Versicherungsunternehmen und Wertpapierinstitute. Hier tritt die verkürzte Aufbewahrungsfrist erst für Rechnungen in Kraft, deren Frist bis zum 01.01.2026 läuft.

 

Zu beachten ist jedoch eine wichtige Einschränkung, auf die in Rz. 7 des BMF-Schreibens hingewiesen wird: Nach § 14b Abs. 1 Satz 3 UStG in Verbindung mit § 147 Abs. 3 Satz 5 AO läuft die Aufbewahrungsfrist nicht ab, soweit und solange die Unterlagen für Steuern von Bedeutung sind, für welche die Festsetzungsfrist noch nicht abgelaufen ist. Das BMF nennt hier beispielhaft Rechnungen, die im Zusammenhang mit einer Vorsteuerberichtigung nach § 15a UStG stehen, insbesondere bei Grundstücksfällen. Hierfür gilt weiterhin eine längere Aufbewahrungsfrist. Diese endet erst, wenn die Festsetzungsfrist für das letzte Jahr des zehnjährigen Berichtigungszeitraums abgelaufen ist. 

 

Worauf das BMF nicht noch einmal ausdrücklich hinweist, was aber entscheidend für die Archivierungsdauer ist: Bei der Festsetzungsfrist kommt es vor allem auf die Ablaufhemmung nach § 171 AO an. Durch Außenprüfungen kann sich zum Beispiel die notwendige Archivierungsfrist deutlich verlängern. Aufgrund § 171 Abs. 4 AO läuft die Festsetzungsfrist und damit auch die Archivierungsfrist nicht ab, bis die Steuerbescheide für die geprüften Jahre unanfechtbar geworden sind. Und wenn diese Steuerbescheide mit einem Einspruch angefochten werden, gibt es eine weitere Verschiebung des Fristendes (§ 171 Abs. 3a AO). Insbesondere wenn noch lange zurückliegende Jahre geprüft werden, kann sich dann eine tatsächliche Archivierungsfrist weit über die ursprünglich vorgesehenen acht Jahre hinaus ergeben. 

 

Wie sich aus dem BMF-Schreiben vom 14.07.2025 bezüglich der GoBD ergibt (siehe KMLZ Umsatzsteuer Newsletter 24 | 2025), muss beim Einsatz eines Rechnungsprogramms zur Erstellung von Ausgangsrechnungen keine bildhafte Kopie (z.B. PDF-Dokument) einer Ausgangsrechnung mehr aufbewahrt werden, wenn jederzeit auf Anforderung ein „inhaltlich identisches Mehrstück“ der Ausgangsrechnung erstellt werden kann. Bei E-Rechnungen ändern sich demnach nicht nur die Aufbewahrungsfristen, sondern auch die Inhalte, die konkret zu archivieren sind. Diesbezüglich sollten Unternehmen ein – häufig unterschätztes – Problem im Blick behalten: die Archivierungspraxis aus IT-Sicht. Oft werden ERP-Daten bereits nach drei oder fünf Jahren „archiviert“, was in der Realität bedeutet, dass die Daten aus dem operativen ERP-System gelöscht und in ein separates Archivsystem überführt werden. Häufig werden dabei jedoch nicht alle enthaltenen Daten mit archiviert oder das Format wird verändert, sodass steuerlich relevante Informationen verloren gehen können. Wenn aufgrund der Erleichterungen aus Sicht der GoBD keine Kopien der Ausgangsrechnungen mehr archiviert werden, ist dann aber darauf zu achten, dass sich später jederzeit ein „inhaltlich identisches Mehrstück“ aus den archivierten Daten erstellen lässt. Daher sollte genau geprüft werden, welche Daten aus dem ERP-System steuerlich relevant sind und somit archiviert werden müssen und welche Daten gelöscht werden können. Auch wenn später ein Daten-Extrakt für das Finanzamt (z.B. DART für SAP) erstellt werden kann, wäre dieser unvollständig, falls entscheidende Informationen bereits fehlen.

 

Schließlich ist noch die steuerstrafrechtliche Verjährungsfrist zu berücksichtigen, die bei besonders schweren Fällen ganze 15 Jahre beträgt (§ 376 Abs. 1 AO). Schon ab einem Steuerbetrag von EUR 50.000 ist möglicherweise ein solcher besonders schwerer Fall gegeben. Auch grundsätzlich steuerehrliche Unternehmen können sich einmal dem Vorwurf der Steuerhinterziehung ausgesetzt sehen. Dann wäre es von großem Vorteil, die Unterlagen so lange archiviert zu haben, um ggf. relevante Informationen noch nachweisen zu können.

 

Nachdem die E-Rechnungspflicht eingeführt wurde, befinden sich die Unternehmen entweder gerade in einer Umstellungsphase oder steuern zumindest auf diese zu. Die Prozesse rund um die Ausstellung, Verarbeitung und Archivierung von Rechnungen ändern sich teils gravierend. Die GoBD wurden diesbezüglich auch bereits entsprechend angepasst. Nachdem sich die Unternehmen ohnehin mit den betreffenden internen Prozessen beschäftigen und diese ggf. angleichen müssen, ist es empfehlenswert, die Änderungen bei den Aufbewahrungsfristen gleich mitzuberücksichtigen und zu prüfen, ob diese noch den aktuellen Anforderungen entsprechen. Und die Verfahrensdokumentation sollte dementsprechend auch aktualisiert werden.

 

Wie wir Sie hierbei unterstützen können, erfahren Sie unter diesen Links: 

E-Invoicing Archivierung und E-Invoicing Verfahrensdokumentation