1 Hintergrund
Das BMF hat mit Schreiben vom 14.07.2025 die GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) erneut aktualisiert (vgl. dazu
KMLZ Umsatzsteuer Newsletter 19 | 2024). Hintergrund ist insbesondere die Einführung der E-Rechnungspflicht im B2B-Bereich ab dem 01.01.2025 (siehe dazu auch
KMLZ Umsatzsteuer Newsletter 39 | 2024).
2 Änderungen der GoBD im Hinblick auf die E-Rechnung
In Abweichung von § 147 Abs. 2 Nr. 1 AO legen die GoBD nunmehr fest, dass aufbewahrungspflichtige Buchungsbelege, Handels- oder Geschäftsbriefe, die in Form eines strukturierten Datensatzes (z.B. E-Rechnungen) empfangen werden, bei Aufbewahrung auf einem Datenträger nicht bildlich, sondern lediglich inhaltlich mit den Unterlagen übereinstimmen müssen.
Bei E-Rechnungen im Sinne des § 14 Abs. 1 Satz 3 und 6 UStG ist es zudem ausreichend, wenn nur der strukturierte Teil aufbewahrt wird. Eine Aufbewahrung des menschenlesbaren Datenteils einer hybriden E-Rechnung (z.B. des PDF-Teils einer ZUGFeRD-Rechnung) ist nur dann erforderlich, wenn dieser Datenteil zusätzliche oder abweichende Informationen enthält, die für die Besteuerung von Bedeutung sind (z.B. Buchungsvermerke oder qualifizierte elektronische Signaturen).
Auch muss beim Einsatz eines Rechnungsprogramms zur Erstellung von Ausgangsrechnungen keine bildhafte Kopie (z.B. PDF-Dokument) einer Ausgangsrechnung aufbewahrt werden, wenn jederzeit auf Anforderung ein „inhaltlich identisches Mehrstück“ der Ausgangsrechnung erstellt werden kann.
3 Konvertierung von Dokumenten
In den Grenzen der in Rz. 135 der GoBD festgelegten Grundsätze ist eine Umwandlung (Konvertierung) in ein anderes Format (z.B. MSG in PDF) möglich. Demnach müssen grundsätzlich beide Versionen aufbewahrt werden. Hingegen genügt die Aufbewahrung lediglich der konvertierten Version, wenn
- sich keine inhaltlichen Veränderungen ergeben,
- die Datei weiterhin maschinell auswertbar ist und
- die ordnungsgemäße und verlustfreie Konvertierung mittels einer Verfahrensdokumentation dokumentiert wird.
Werden Bildinformationen z.B. mittels OCR (Optical Character Recognition / optische Zeichenerkennung) angereichert, sind die dadurch hinzugewonnenen Informationen ebenfalls aufzubewahren.
4 Zahlungsabwicklungsdienstleister
Nutzt der Unternehmer Zahlungsabwicklungsdienstleister (z.B. Stripe, Paypal, Klarna, Apple/Google Pay), stellt sich die Frage nach der Aufbewahrung von Zahlungsbelegen. Dazu informiert das BMF-Schreiben, dass der zur Dokumentation der technischen Abwicklung einer elektronischen Zahlung erzeugte Nachweis eines Zahlungsabwicklungsdienstes nicht aufbewahrungspflichtig ist, sofern
- dieser nicht als Buchungsbeleg verwendet wird oder
- er die einzige Form der Abrechnung mit dem Zahlungsabwicklungsdienst darstellt oder
- nur mit ihm eine eindeutige Abgrenzung zwischen baren und unbaren Geschäftsvorfällen in der Kassenbuchführung gewährleistet ist.
5 Mittelbarer Datenzugriff (Z2-Zugriff)
Zum mittelbaren Datenzugriff (Z2) stellt das BMF-Schreiben klar, dass die Finanzbehörde vom Steuerpflichtigen nicht nur verlangen kann, dass er an ihrer Stelle die aufzeichnungs- und aufbewahrungspflichtigen Daten nach ihren Vorgaben maschinell auswertet oder von einem beauftragten Dritten maschinell auswerten lässt, sondern dass er diese Auswertung der Finanzbehörde auch in einem maschinell auswertbaren Format zur Verfügung stellen muss. Zuvor war lediglich geregelt, dass der Steuerpflichtige der Finanzbehörde nur einen „Lesezugriff“ zu ermöglichen hat.
6 Praxishinweis: Worauf sollten Unternehmer jetzt achten?
Das neue BMF-Schreiben bringt für Unternehmer Entlastungen sowie Herausforderungen zugleich. Einerseits profitieren Unternehmen von einer reduzierten Archivierungspflicht sowie von Verfahrenserleichterungen durch die Fokussierung auf strukturierte Datensätze. Andererseits müssen Unternehmen sicherstellen, dass ihre IT-Systeme die maschinelle Auswertbarkeit strukturierter Daten gewährleisten. Gleichzeitig müssen Unternehmen eine revisionssichere und aktuelle Verfahrensdokumentation erstellen bzw. vorhalten, um die Einhaltung der GoBD nachzuweisen.
Unternehmer sollten überprüfen, ob Änderungen in ihrem Dokumentenmanagementsystem und den Rechnungsprozessen erforderlich sind. Der Unternehmer muss zudem dafür sorgen, dass er im Rahmen eines Z2-Zugriffs die von ihm durchgeführte Datenauswertung dem Finanzamt auch in einem maschinell auswertbaren Format zugänglich machen und im Prüfungsfall den strukturierten Teil der E-Rechnung bereitstellen kann. Dementsprechend sind die Prozesse und verwendeten Programme dahingehend zu überprüfen und ggf. anzupassen.
Wie wir Sie hierbei unterstützen können, erfahren Sie unter diesen Links:
Ansprechpartnerin:
Rechtsanwältin, Fachanwältin für Steuerrecht
Tel.: +49 211 54 095 372
Stand: 21.07.2025
