Das BMF hat mit Schreiben v. 11.03.2024 die GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) aktualisiert.  Die Neufassung gilt ab dem 01.04.2024. Umgesetzt werden die Änderungen der §§ 146, 146a, 158 AO aus dem Ende 2022 beschlossen DAC7-Umsetzungsgesetz und erfolgen Klarstellungen zum Datenzugriff (Z3-Zugriff) und zur Datenüberlassung. 

 

Das BMF stellt klar, dass der Datenzugriff der Finanzbehörden auf den Rahmen der jeweiligen Außenprüfung beschränkt ist. Diese Klarstellung in den GoBD ist zu begrüßen. Nach dem Wortlaut des § 147 Abs. 6 AO hätte das Finanzamt den Steuerpflichtigen auch außerhalb von Außenprüfungen zu Z3-Zugriffen auffordern können. Auf Verlangen können die aufzeichnungs- und aufbewahrungspflichtigen Daten an die Finanzbehörden nach den neuen GoBD in jedem maschinell lesbaren Format überlassen werden. Hierzu zählen neben dem bisher von der Regelung bezeichneten Datenträger zum Beispiel jetzt auch die Überlassung über Datenaustauschplattformen, für die die Finanzbehörde einen Zugang eröffnet hat (§ 87a Abs. 1 AO). Das Verlangen der Finanzbehörde kann jetzt gemäß § 197 Abs. 3 AO mit der Prüfungsanordnung innerhalb einer angemessenen Frist bereits vor dem Beginn der Prüfung geltend gemacht werden.

 

Grundsätzlich bilden nach § 158 AO die Buchführung und Aufzeichnungen des Steuerpflichtigen die Grundlage für die Besteuerung.  Die neuen GoBD stellen klar, dass dieser Grundsatz nicht gilt, soweit die elektronischen Daten nicht nach den Vorgaben einer der vorgeschriebenen digitalen Schnittstellen der Finanzbehörde zur Verfügung gestellt wurden (§ 158 Abs. 2 Nr. 2 AO). Wenn das Unternehmen die digitalen Schnittstellen nicht vorhält, riskiert es eine Verwerfung der Buchführung im Rahmen der Betriebsprüfung. Um davor sicher zu sein, sollten Unternehmen die Datenbereitstellung über die folgenden Schnittstellen sicherstellen:

 

 

In der Anlage zu den GoBD sind nunmehr ergänzende Informationen zur Datenüberlassung und zur Prüfsoftware der Finanzverwaltung „IDEA“ zusammengefasst. Dort findet sich auch ein Positivkatalog für unterstützte Dateiformate der Prüfsoftware sowie ein Negativkatalog für Dateiformate, die für nach dem 31.12.2024 beginnende Besteuerungszeiträume nicht mehr unterstützt werden. Unternehmen sollten ihre Systeme daraufhin überprüfen, ob die verwendeten Dateiformate weiterhin anerkannt werden, und diese ggf. anpassen.  

 

Zur gesetzeskonformen Umsetzung der GoBD müssen Unternehmen auch eine Verfahrensdokumentation vorhalten. Diese soll die Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit der Buchführung und Belegablage eines Unternehmens gewährleisten. Inzwischen verlangen Betriebsprüfer auch zunehmend zu Beginn der Prüfung die Vorlage der Verfahrensdokumentation, um einen Einblick in die steuer- und buchführungsrelevanten Datenverarbeitungsprozesse und die zugrundeliegenden Systeme zu bekommen. Aus umsatzsteuerlicher Sicht ist hierbei insbesondere die zumeist automatisierte Steuerfindung im ERP-System interessant. Die Verfahrensdokumentation muss daher teils sehr in technische Details gehen. Für ein SAP-System gehören zum Beispiel vollständige Aufzeichnungen zu Steuerkennzeichen, Steuerklassifikationen, Konditionstabellen, Zugriffsfolgen und -bedingungen, User Exits oder eine ggf. verwendete Tax Engine dazu. Unternehmen sollten bestehende Verfahrensdokumentationen prüfen und ggf. überarbeiten oder aber erstmals eine Verfahrensdokumentation erstellen.

 

Die mit der Anpassung der GoBD angezeigte Überprüfung der technischen Anforderungen an den Datenzugriff bietet Unternehmen gleichermaßen Gelegenheit, automatisierte Kontrollen im Rahmen ihres Tax Compliance Management Systems zu implementieren. Nach der im Rahmen der DAC7-Betriebsprüfungsreform statuierten gesetzlichen Definition muss das Steuerkontrollsystem die steuerlichen Risiken laufend abbilden. Ein automatisiertes IT-Kontrollsystem im Rahmen des TCMS sowie die Zusammenfassung der Kontrollfunktionen in der Verfahrensdokumentation helfen dem Unternehmen, diese gesetzliche Vorgabe einzuhalten.