Ab 01.01.2025 gilt für inländische Umsätze zwischen im Inland ansässigen Unternehmen eine E-Rechnungspflicht. Ausgenommen sind steuerfreie Umsätze nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG, Kleinbetragsrechnungen (§ 33 UStDV) und Fahrausweise (§ 34 UStDV). Gestaffelte Übergangsregelungen gelten für die Ausstellung von E-Rechnungen, nicht aber für den E-Rechnungsempfang (siehe KMLZ Umsatzsteuer Newsletter 10 ǀ 2024). Nach dem vieldiskutierten Entwurf des BMF-Schreibens aus Juni 2024 wurde am 15.10.2024 nun die finale Version des BMF-Schreibens zur obligatorischen E Rechnungstellung veröffentlicht. Gegenüber dem Entwurf wurde in der Schlussfassung an einigen Punkten nachgeschärft. Die nötigen Anpassungen des UStAE sollen in einem weiteren BMF-Schreiben behandelt werden.

 

Eine E-Rechnung muss künftig die Anforderungen der Normenreihe EN 16931 erfüllen oder mit ihr interoperabel sein. Der strukturierte Datensatz der E-Rechnung muss maschinell lesbar und auswertbar sein sowie in unveränderter Form GoBD-konform aufbewahrt werden. Die maschinelle Lesbarkeit löst die Lesbarkeit durch das menschliche Auge ab. Im Falle von hybriden Datenformaten (i. e., die Datei besteht sowohl aus einem strukturierten Datenteil als auch einem menschenlesbaren Datenteil) ist der strukturierte Datenteil zukünftig der führende Teil, welcher (auch bei nicht nur technisch bedingten Abweichungen) der Bilddatei vorgeht. Bei Abweichungen zwischen dem strukturierten Teil und dem Bildteil sind für Letzteren die Voraussetzungen des § 14c UStG zu prüfen; es entsteht ggf. eine weitere sonstige Rechnung. Ein zulässiges E-Rechnungsformat muss insbesondere gewährleisten, dass die Rechnungsangaben elektronisch übermittelt und ausgelesen werden können.

 

Zulässig sind vor allem der Standard XRechnung (v. a. im Kern-Datenmodell) und das ZUGFeRD-Format ab Version 2.0.1. Lt. BMF-Schreiben können insbesondere auch andere nationale Formate, die der Liste der einschlägigen Syntaxen gemäß der Richtlinie 2014/55/EU entsprechen (auf welche sich das CEN-Format EN 16931 begründet), die Anforderungen der E-Rechnungspflicht erfüllen. Im BMF-Schreiben sind nun beispielhaft das französische Format Factur X und das Peppol-BIS Billing aufgezählt. Klargestellt wird insbesondere, dass die Frage, welches Format zwischen den Unternehmen konkret ausgetauscht wird, eine zivilrechtliche Frage ist, die zwischen den jeweiligen Vertragsparteien geregelt werden muss. Unternehmen sollten daher mit ihren Vertragspartnern, v. a. ihren Lieferanten, in Kontakt treten und vereinbaren, welches E-Rechnungsformat zukünftig ausgetauscht werden soll, um sich gezielt vorbereiten zu können.

 

Wie das BMF-Schreiben explizit klärt, unterliegen sämtliche inländische Umsätze (die nicht nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG steuerbefreit sind) zwischen im Inland ansässigen Unternehmen der E-Rechnungspflicht. Dazu zählen auch innergemeinschaftliche Lieferungen zwischen inländischen Unternehmen mit Leistungsort in Deutschland, Umsätze, für die der Leistungsempfänger die Steuer schuldet (§ 13b UStG), und Umsätze von Kleinunternehmern (§ 19 UStG). Auch falls nur Teile der abgerechneten Leistung der neuen Pflicht unterliegen, müssen E-Rechnungen ausgestellt werden.

 

Eine ordnungsgemäße E-Rechnung muss im strukturierten Teil alle Pflichtangaben nach §§ 14, 14a UStG enthalten. Ergänzende Angaben können z. B. in einem unstrukturierten PDF-Anhang erfolgen. Im BMF-Schreiben wird verdeutlicht, dass ein Link in der Datei die Voraussetzungen nach § 14 Abs. 1 S. 3 UStG oder § 31 Abs. 1 UStDV nicht erfüllt.

 

Mit Einführung der E-Rechnungspflicht wird nicht geregelt, auf welchem Weg E-Rechnungen übermittelt werden müssen. Neben den verwendeten E-Rechnungsformaten ist auch die Vereinbarung des Übermittlungsweges der E-Rechnungen Sache einer zivilrechtlichen Vereinbarung zwischen den Vertragsparteien. In Frage kommen z. B. der Versand per E-Mail, über elektronische Schnittstellen oder über Downloadportale. Wurde im Entwurf des BMF-Schreibens noch ausdrücklich darauf verwiesen, dass die Übermittlung einer E-Rechnung per USB-Stick nicht möglich sei, fehlt nun ein solcher Hinweis. Die genannten Beispiele im BMF-Schreiben lassen aber durchaus darauf schließen, dass auch die Übermittlung von E Rechnungen auf elektronischem Wege geschehen soll.

 

Verträge können als Anhang beigefügt werden; bei Dauerschuldverhältnissen ist nicht laufend, aber nach jeder Änderung der Rechnungspflichtangaben nach §§ 14, 14a UStG eine neue E-Rechnung auszustellen. Betreffend die Abrechnung mit Hilfe von Anzahlungsrechnungen sei laut BMF zu beachten, dass technisch noch keine Ausstellung einer Endrechnung (mit Abzug der Anzahlungsbeträge in der Schlussrechnung) im strukturierten Format möglich sei. Es müsse daher nach aktuellem Stand eine Restrechnung (über den ausstehenden Betrag) erstellt werden oder die Verrechnung der Anzahlungen für die Übergangszeit in einem (unstrukturierten) Anhang dargestellt werden. Für Rechnungskorrekturen ist das ursprüngliche Rechnungsformat zu verwenden – also im Falle einer E-Rechnungspflicht ebenfalls die E-Rechnung. Die Übermittlung der fehlenden oder unzutreffenden Angaben in anderer Form ist explizit nicht zugelassen.

 

Im Falle einer bestehenden E-Rechnungspflicht berechtigt nur eine formal korrekte E-Rechnung zum Vorsteuerabzug. Lt. BMF-Schreiben befugt aber auch eine inhaltlich richtige und vollständige sonstige Rechnung zum Vorsteuerabzug, sofern daraus die materiellen Voraussetzungen zum Vorsteuerabzug erkennbar sind.

 

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Stand: 16.10.2024