EDI Interoperabilität prüfen: Analyse Ihrer EDI Rechnungen im Hinblick auf Konformität mit EN 16931
historisch gewachsene EDI-Strukturen ohne einheitliche Standardisierung, basierend auf unterschiedlichen EDI-Standards wie etwa UN/EDIFACT, EANCOM oder VDA, deren jeweilige Vorgaben gesondert betrachtet werden müssen,
individuelle Ausprägungen auf Ebene einzelner Lieferanten- und Kundenbeziehungen, die eine pauschale Bewertung ausschließen,
fehlende Transparenz darüber, ob alle umsatzsteuerlich erforderlichen Pflichtangaben korrekt strukturiert vorliegen, was eine gezielte GAP-Analyse erforderlich macht,
Unsicherheit, ob der bestehende EDI-Prozess den Anforderungen an Interoperabilität nach EN 16931 tatsächlich genügt.
Analyse des bestehenden EDI-Setups: Wir analysieren das eingesetzte EDI-Setup unter Berücksichtigung der Vorgaben aus dem verwendeten EDI-Standard. Dabei betrachten wir insbesondere die relevanten Rechnungstypen und die abrechnungsrelevanten Geschäftsvorfälle
Einzelbewertung konkreter Geschäftsbeziehungen: Die Interoperabilität wird nicht abstrakt, sondern auf Basis der jeweiligen Lieferanten-Kunden-Beziehung bewertet. Dadurch lassen sich individuelle Abweichungen in der Rechnungslogik und im Datenaustausch gezielt erfassen.
GAP-Analyse: Wir identifizieren fehlende oder nicht korrekt strukturierte Pflichtangaben und bewerten, inwieweit die bestehende EDI-Rechnungsstruktur im Hinblick auf EN 16931 interoperabel ist.
Konkrete Handlungsempfehlungen: Sie erhalten klare Empfehlungen zur Ergänzung und Strukturierung Ihrer EDI-Daten. Maßnahmen werden nachvollziehbar priorisiert, damit Sie Risiken gezielt adressieren und den Umsetzungsaufwand steuern können. Die zugrunde liegende Unterlage beschreibt hierzu ausdrücklich Empfehlungen zur Anreichung der EDI-Rechnungen bei fehlender Interoperabilität.
Dokumentation und Nachweis: Die Ergebnisse und Empfehlungen werden in einer Kontrollmatrix dokumentiert. Dadurch entsteht eine transparente und nachvollziehbare Grundlage für interne Zwecke, externe Prüfungen und die weitere Umsetzung.
Zum Nachweis eines ordnungsgemäßen EDI-Prozesses kann zudem eine Zertifizierung nach dem anerkannten Prüfungsstandard IDW PS 860 „IT-Prüfungen außerhalb der Abschlussprüfung“ erteilt werden.
Mit der EDI-Interoperabilitätsanalyse schaffen Sie eine belastbare Entscheidungsgrundlage für die Zukunft Ihrer EDI-Prozesse. Sie erhalten keine allgemeine Einschätzung, sondern eine strukturierte Bewertung auf Basis Ihrer konkreten Datenstrukturen, Formate und Geschäftsbeziehungen. Das entspricht dem KMLZ-Ansatz einer Einzelanalyse, GAP-Analyse und dokumentierten Handlungsempfehlung.
Präzise Bewertung statt pauschaler Einschätzung: Die Analyse erfolgt auf Ebene konkreter Geschäftsbeziehungen, Rechnungstypen und Datenstrukturen
Systematische Identifikation von Handlungsbedarf: Fehlende oder nicht korrekt strukturierte Pflichtangaben werden gezielt ermittelt
Nachvollziehbare Dokumentation: Die Ergebnisse werden in einer Kontrollmatrix aufbereitet und dokumentiert
Ausrichtung auf EN 16931: Ihre EDI-Prozesse werden gezielt im Hinblick auf die Anforderungen an die Interoperabilität bewertet.
FAQ
Sind EDI-Rechnungen ab 2028 noch zulässig?
Ja, aber nur dann, wenn sie interoperabel zur EN 16931 sind. Ohne Interoperabilität dürfen EDI-Rechnungen nur noch bis Ende 2027 genutzt werden. Für Leistungen nach dem 31.12.2027 dürfen nur noch EDI-Rechnungen ausgetauscht werden, die zur EN 16931 interoperabel sind.
Was bedeutet Interoperabilität bei EDI?
Interoperabilität bedeutet, dass die umsatzsteuerlich geforderten Rechnungspflichtangaben aus dem genutzten elektronischen Rechnungsformat ohne Informationsverlust in gleicher Art und Weise weiterverarbeitet werden können, wie dies auf Basis einer EN 16931 E-Rechnung möglich ist.
Reicht es aus, dass EDI technisch funktioniert?
Nein. Maßgeblich ist nicht allein die technische Austauschbarkeit zwischen Rechnungsaussteller und -empfänger, sondern ob die steuerlich relevanten Inhalte vollständig, korrekt und normkonform weiterverarbeitet werden können.
Wie prüft KMLZ die EDI-Interoperabilität?
KMLZ analysiert das bestehende EDI-Setup unter Berücksichtigung des verwendeten EDI-Standards, bewertet konkrete Geschäftsvorfälle und Geschäftsbeziehungen, führt eine GAP-Analyse durch und dokumentiert die Ergebnisse in einer Kontrollmatrix.
Welche Ergebnisse erhalten Unternehmen?
Unternehmen erhalten eine strukturierte Bewertung der Interoperabilität, eine Identifikation fehlender oder fehlerhaft strukturierter Pflichtangaben sowie konkrete Handlungsempfehlungen zur Ergänzung und Strukturierung der EDI-Daten.
Zertifiziert KMLZ EDI-Prozesse?
Ja. KMLZ kann eine mögliche Zertifizierung des EDI-Prozesses vornehmen, beispielsweise nach IDW PS 860.
