1 Einordnung
Das Bundesministerium der Finanzen hat am 15.10.2025 – auf den Tag genau ein Jahr nach Veröffentlichung des ersten BMF-Schreibens (siehe KMLZ Umsatzsteuer Newsletter 39 | 2024) zur Einführung der E-Rechnungspflicht für inländische B2B-Umsätze – ein zweites Schreiben veröffentlicht. Einerseits werden nun die seit 01.01.2025 geltenden neuen gesetzlichen Vorschriften zur E-Rechnungstellung und das BMF-Schreiben aus dem Jahr 2024 in den Umsatzsteuer-Anwendungserlass überführt. Anderseits gibt das aktuelle BMF-Schreiben weitere Hilfestellung und konkretisiert v. a. in Bezug auf eine notwendige Validierung von E-Rechnungen neue Anforderungen. Dabei weicht die vorliegende Endfassung in einigen Punkten vom Entwurf aus Juni 2025 ab (siehe KMLZ Umsatzsteuer Newsletter 22 | 2025).
2 Validierung und Fehlerdefinition
Das aktuelle BMF-Schreiben legt den Schwerpunkt noch stärker auf die Notwendigkeit von technischen Validierungen einer E-Rechnung als bereits der Entwurf. Es enthält insbesondere Erläuterungen, worauf die Unternehmen bei der Prüfung ihrer Eingangsrechnungen achten sollten, um den Vorsteuerabzug nicht zu gefährden bzw. zu bestimmen, ob es sich um eine korrekte E-Rechnung i.S.d. Umsatzsteuerrechts handelt.
Es wird also noch eine technische Komponente in die Prüfung von E-Rechnungen eingeführt. Neben der herkömmlichen Prüfung im Hinblick auf das Vorhandensein und die Korrektheit der Rechnungspflichtangaben nach §§ 14, 14a UStG werden auch Prüfungen der Semantik und Syntax der E-Rechnung notwendig.
Das BMF-Schreiben kategorisiert dabei mögliche Fehler in einer E-Rechnung wie folgt:
- Formatfehler: Ein Formatfehler liegt immer dann vor, wenn eine E-Rechnung nicht den zulässigen Syntaxen bzw. deren technischen Vorgaben entspricht.
- Geschäftsregelfehler: Bei Geschäftsregeln handelt es sich um technische Vorschriften bzw. Vorgaben zu logischen Abhängigkeiten von Informationen (= semantische Vorgaben). Geschäftsregelfehler treten u. a. auf, wenn z. B. der Steuerbetrag nicht mit dem Steuersatz übereinstimmt oder bestimmte Informationen fehlen.
- Inhaltsfehler: Das ist der „klassische“ Fehler in Form von inkorrekten oder fehlenden Rechnungspflichtangaben. Diese können gleichzeitig auch einen Geschäftsregelfehler begründen. Ein Inhaltsfehler kann aber auch entstehen, wenn sowohl die Syntax einer E-Rechnung korrekt ist als auch sämtliche Geschäftsregeln eingehalten werden. Es geht hierbei also um Fehler, die sich nicht zwangsläufig durch eine technische Prüfung aufdecken lassen.
Aus Sicht des BMF sind E-Rechnungen im Rahmen einer geeigneten Validierung auf die oben genannten Fehler hin zu prüfen. Zum Nachweis sollte der jeweilige Validierungsbericht aufbewahrt werden. Eine Validierung sollte sowohl für Eingangs- als auch für Ausgangsrechnungen in Betracht gezogen werden. Ohne eine Validierung riskieren Unternehmen eingangsseitig ihren Vorsteuerabzug und ausgangsseitig die Zurückweisung ihrer Rechnungen und somit nicht zuletzt Mehraufwand durch Korrekturen und verzögerte Zahlungen.
Bestenfalls achten Unternehmen bei der Auswahl einer entsprechenden Validierungsanwendung darauf, dass alle genannten Fehlerarten validiert werden. Die herkömmliche Inhaltsprüfung kann zwar durch eine technische Prüfung nicht vollständig ersetzt, aber durchaus unterstützt werden. Das bloße Vorhandensein einer Validierungsanwendung reicht dabei jedoch nicht aus. Vielmehr muss die Validierungsanwendung der Sorgfaltspflicht eines ordentlichen Kaufmanns entsprechen. Nur wenn dieses Kriterium erfüllt ist, spricht das BMF Gutglaubensschutz aus und der Unternehmer sieht sich keiner Gefährdung des Vorsteuerabzugs gegenüber. Um dies zu erreichen, sollte die genutzte Validierungsanwendung geprüft und zum Nachweis bestenfalls auch zertifiziert werden (siehe dazu auch unsere Validierungsanalyse).
3 Rechnungspflichtangaben
Die Rechnungspflichtangaben rücken auch noch an anderer Stelle in den Fokus. Die umsatzsteuerlichen Pflichtangaben nach §§ 14, 14a UStG sind im Kern-Datenmodell der Norm EN 16931 enthalten. Lange genutzte Praktiken wie z. B. Verweise auf Lieferscheine und dort enthaltene Rechnungspflichtangaben sind im Rahmen der Erstellung einer E Rechnung nicht mehr erlaubt. Dies bedingt bereits das technische Format der E-Rechnung, welches u. a. eine Datumsangabe im Feld des Leistungsdatums erfordert. Ein Zusammenspiel von mehreren Dokumenten, die insgesamt die Rechnungspflichtangaben beinhalten, kommt nur noch bei den sogenannten sonstigen Rechnungen in Frage.
Besonders praxisrelevant ist weiterhin die Klarstellung, dass Änderungen im Leistungsumfang oder -gehalt keiner bloßen Änderung der Bemessungsgrundlage gleichgestellt sind. Letztere erfordert keine Rechnungskorrektur. Im Falle von Änderungen im Leistungsumfang muss aber eine korrigierte (E-)Rechnung ausgestellt werden. Im BMF-Schreiben wird hier das Beispiel relevanter Aufmaßänderungen angeführt. Dies trifft vor allem – aber nicht ausschließlich – die Baubranche, in der Bauherr, Architekt und Bauunternehmen früher häufig gemeinschaftlich (handschriftliche) Änderungen an einer Rechnung vornahmen, ohne die vorhandene Rechnung tatsächlich zu korrigieren. Dies ist so nun nicht mehr möglich.
Ansprechpartnerin:
Steuerberaterin, Master of Science (M.Sc.)
(Wirtschaftswissenschaften)
Telefon: +49 89 217501278
Stand: 17.10.2025
