1 Hintergrund
Das Bundesministerium der Finanzen (im Folgenden: BMF) hat Ende Juni 2025 einen weiteren Entwurf eines BMF-Schreibens zur obligatorischen B2B-E-Rechnungstellung veröffentlicht. Seit 01.01.2025 gelten nur noch Rechnungen, die die Vorgaben der CEN-Norm EN 16931 erfüllen, als E-Rechnungen. Solche normgerechten E-Rechnungen müssen für inländische Umsätze zwischen in Deutschland ansässigen Steuerpflichtigen ausgetauscht werden. Es bestehen Übergangsregelungen bis 31.12.2027. Im Wesentlichen soll der UStAE mit dem neuen BMF-Schreiben an die aktuellen Regelungen für E-Rechnungen und das diesbezügliche BMF-Schreiben vom 15.10.2024 (siehe dazu auch KMLZ Umsatzsteuer Newsletter 39 | 2024) angepasst werden. Das BMF will aber auch zusätzliche Einzelheiten klären und Praxishinweise geben. Die bereits angekündigte Einführung eines zukünftigen Meldesystems für E-Rechnungen wird dagegen nicht angesprochen. Die Verbände haben nun bis Anfang August 2025 Zeit zur Stellungnahme.
2 Klarstellungen und Ergänzungen
Der Entwurf des BMF-Schreibens enthält eine Reihe von Klarstellungen, die die praktische Umsetzung erleichtern sollen. Jedoch sind nicht alle dieser Klarstellungen ausreichend bzw. zufriedenstellend. Einige Punkte bleiben weiterhin offen:
- Nach den Änderungen im Rahmen des Jahressteuergesetzes 2024 soll klargestellt werden, dass B2B-Umsätze von Kleinunternehmern keiner E-Rechnungspflicht unterliegen; Umsätze, die dem Steuerschuldübergang, der Durchschnittssatz- oder der Differenzbesteuerung unterliegen, fallen dagegen unter die E-Rechnungspflicht. Dies gilt ebenso für Reiseleistungen. Es ist weiterhin ungeklärt, ob bzw. dass für steuerfreie Umsätze, für die nach § 9 UStG zur Umsatzsteuer optiert wird, eine E-Rechnungspflicht besteht.
- Wenn ein ausländischer Unternehmensteil eines im Inland ansässigen Unternehmens an einem im Inland steuerpflichtigen Umsatz beteiligt ist, gilt der Umsatz als von einem Inländer erbracht. Es soll konkretisierend auf die Regelung in Abschn. 13b.11 Abs. 1 Satz 7 UStAE verwiesen werden.
- Eine angedachte Klarstellung betrifft v. a. Unternehmen aus der Baubranche: Bei nachträglichen Änderungen der Bemessungsgrundlage nach § 17 UStG im Fall von Unstimmigkeiten über die Höhe des abgerechneten Entgelts (z. B. bei Mängelrügen hinsichtlich der Bauausführung) sei eine Rechnungsberichtigung nicht erforderlich. Bei Änderungen im Leistungsumfang oder -gehalt (z. B. relevante Aufmaß-Änderungen) ist jedoch eine Rechnungsberichtigung erforderlich.
- Die Echtheit der Herkunft, die Unversehrtheit des Inhalts und die Lesbarkeit einer E-Rechnung müssen gewährleistet sein. Es soll ausreichen, den strukturierten Teil einer E-Rechnung so aufzubewahren, dass er unversehrt in seiner ursprünglichen Form (d. h. im empfangenen Format) verfügbar ist. Erfolgt die Speicherung und Archivierung nicht in einem GoBD-konformen Datenverarbeitungssystem, liegt allein deshalb noch kein Verstoß gegen die umsatzsteuerlichen Regelungen (§ 14 Abs. 3, § 14b Abs. 1 UStG) vor.
- Die umsatzsteuerlichen Pflichtangaben nach §§ 14, 14a UStG sind im Kern-Datenmodell der Norm EN 16931 enthalten; ohne diese strukturelle Vorgabe wäre keine elektronische Verarbeitung der E-Rechnung möglich. Mit anderen Worten, die Pflichtangaben müssen im strukturierten Datenteil einer E-Rechnung enthalten sein. Anderenfalls (wenn Pflichtangaben z. B. in einem Anhang enthalten sind) weist die E-Rechnung einen Inhaltsfehler auf und ist lt. BMF nicht mehr ordnungsgemäß. Dagegen können die Rechnungspflichtangaben einer sonstigen Rechnung (weiterhin) in mehreren Dokumenten zu finden sein.
- Für die Leistungsbeschreibung soll es bestimmte Erleichterungen geben. Die Angaben im strukturierten Datenteil müssen eine eindeutige und leicht nachprüfbare Feststellung der Leistung ermöglichen. Ergänzende Angaben können jedoch auch in einen in der E-Rechnung integrierten Anhang aufgenommen werden. Bezüge zum Lieferschein sollen (weiterhin) zulässig sein. Die erforderliche Abgrenzung, bei welchen Informationen es sich um „ergänzende“ Angaben handelt, dürfte in der Praxis allerdings schwierig werden.
- Die Struktur des Kern-Datenmodells wirkt sich auch auf Rechnungsberichtigungen aus. Das BMF will im Schreiben daher klarstellen, dass ein Nachtrag fehlender Angaben oder die Richtigstellung unzutreffender Angaben in einer anderen Form als einer E-Rechnung nicht ausreichen wird, sobald eine E-Rechnungspflicht vorliegt.
3 Formatfehler bei E-Rechnungen und Validierung
Ein Fokus liegt im Entwurf des BMF-Schreibens auf der Prüfung von Fehlern einer E-Rechnung, sowohl in inhaltlicher Sicht als auch in Hinblick auf das E-Rechnungsformat. Die Fehlerkategorisierung orientiert sich dabei an folgenden Säulen, die durch die gesetzlichen Regelungen und die Formatvorgaben der CEN-Norm gestützt sind: Die bisherige inhaltliche Prüfung und damit einhergehende Checks der umsatzsteuerlichen Rechnungspflichtangaben werden um eine technische Prüfung (Semantik, Syntax, CIUS) ergänzt. Eine technische Prüfung muss klären, ob die „Geschäftsregeln“ („Business Rules“) der CEN-Norm z. B. bezüglich Aufbau erfüllt werden oder sich ausschließende Informationen (z. B. Steuersatz 19% und ein Steuerbetrag i.H.v. EUR 0) enthalten sind. Diese Prüfungen können laut BMF mit Hilfe von geeigneten Validierungsanwendungen erfolgen (mehr Informationen zur KMLZ Validierungslösung finden Sie hier). Besteht ein Datensatz die technische Prüfung nicht, liegt keine ordnungsgemäße E-Rechnung vor. Dies bedeutet im Umkehrschluss, dass vor allem eingangsseitig der Vorsteuerabzug aus E-Rechnungen gefährdet sein kann, falls der Datensatz Formatfehler enthält und somit den Vorgaben der CEN-Norm nicht entspricht. Diese technische Komponente sollte somit zukünftig die inhaltliche Prüfung von Rechnungen im Unternehmen ergänzen.
Ansprechpartnerin:
Steuerberaterin, Master of Science (M.Sc.)
(Wirtschaftswissenschaften)
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Stand: 10.07.2025
