Am 15.10.2026 wurde ein drittes BMF-Schreiben zur nationalen E-Rechnungspflicht veröffentlicht. Anders als in den Vorjahren gab es diesmal keinen Entwurf, der vorab hätte kommentiert werden können. Zahlreiche Verbandsschreiben aus dem Sommer 2026 (siehe dazu KMLZ Umsatzsteuer Newsletter 31 | 2026) ließen jedoch bereits erahnen, welche Klarstellungen das kommende Schreiben enthalten könnte. Im Folgenden sind die wichtigsten Punkte zusammengefasst.
1 Unternehmerstatus der Kunden
Bei Geschäftsmodellen mit gemischter Kundenstruktur – umsatzsteuerliche Unternehmer und Privatkunden – ist es oftmals schwierig zu bestimmen, ob zwingend eine E-Rechnung ausgegeben werden muss. Hierzu hatte das BMF bereits klargestellt, dass kein Verstoß gegen die E-Rechnungspflicht vorliegt, wenn trotz Sorgfalt eines ordentlichen Kaufmanns nicht erkennbar ist, dass es sich bei dem Kunden um einen umsatzsteuerlichen Unternehmer handelt. Neuerdings reicht eine Klärung des Kundenstatus zu Beginn oder bei Änderung eines Vertrages aus. Regelmäßige Nachfragen sind nicht notwendig. Dies gibt den Unternehmern gerade in den Bereichen Stammkunden und Dauersachverhalte einen gewissen Schutz. Werden Einzelverträge mit wechselnden Kunden (oder gar anonymen Kunden) abgeschlossen, ist jedoch anzuraten, den Unternehmerstatus vorab aktiv abzufragen. Weiterhin keine Aussage trifft das BMF dazu, ob und ggf. wie der Rechnungsempfänger in 2027 prüfen muss, ob der Aussteller die Schwelle von EUR 800.000 überschritten hat und deshalb unter die E-Rechnungspflicht fällt.
2 Ordnungswidrigkeit / Bußgeld
Zu begrüßen ist, dass das BMF die Sanktionsvorschrift des § 26a Abs. 2 Nr. 1 UStG als nicht anwendbar betrachtet, wenn statt einer E-Rechnung eine sonstige Rechnung ausgestellt wird. Diese Aussage überrascht, konnte man doch aus den Verbandsschreiben noch herauslesen, dass die Vorschrift eventuell anwendbar sein würde. Dadurch sind vor allem die Unternehmen geschützt, die E-Rechnungen stellen wollen, aber z. T. auf resistente Kunden stoßen. Die E-Rechnungspflicht wird sich daher von der Kundenseite aus durchsetzen (müssen) – da hier droht, dass der Vorsteuerabzug verwehrt wird.
3 Umsatzsteuerliche Rechnungspflichtangaben
Bisher war es ausreichend, wenn in einer Rechnung irgendwo die umsatzsteuerlichen Rechnungspflichtangaben standen. Mit Umstellung auf eine E-Rechnung müssen diese Pflichtangaben im strukturierten Teil der E-Rechnung enthalten sein. Für den Großteil der Pflichtangaben gibt es im semantischen Datenmodell explizit vorgesehene BT-Felder („Business Terms“). Trotzdem wird oftmals gefragt, ob die umsatzsteuerlichen Rechnungspflichtangaben nicht vielleicht auch in einem Freitextfeld stehen können. Im neuen BMF-Schreiben findet sich nun die klare Empfehlung, die von KoSIT und FeRD erarbeitete Hilfestellung zur Befüllung der XML-Struktur mit den umsatzsteuerlichen Rechnungspflichtangaben zugrunde zu legen. Dies ist ausdrücklich von Vorteil, da eine Standardisierung die automatische Verarbeitung der Rechnungen erleichtert. Zudem werden auch viele Validatoren zur E-Rechnungsprüfung die Angaben in den vorgesehenen Feldern erwarten. Und auch mit Blick auf das angekündigte transaktionale Meldeverfahren, welches ab Juli 2030 zur Pflicht werden soll, ist es bereits heute anzuraten, die richtigen Angaben im richtigen BT-Feld zu machen. Nur so kann ein fehlerfreies und automatisches Reporting zukünftig gewährleistet werden.
4 Fehler, Validierung & Inhaltsprüfung
Ein invalides Ergebnis einer E-Rechnungsprüfung ist nicht zwangsläufig schädlich für den Vorsteuerabzug. Durch das neue BMF-Schreiben wird auf eine eher „umsatzsteuerliche“ Sichtweise umgeschwenkt. Der Großteil der Validatoren für E-Rechnungen basiert bisher auf einer rein technischen Sichtweise. Der Unternehmer muss nun entscheiden, ob ein vom Validator identifizierter Fehler tatsächlich zur Ablehnung der Rechnung führen soll. Dies ist aus umsatzsteuerlicher Sicht nur erforderlich, wenn die E-Rechnung einen Formatfehler enthält und/oder Mängel in den umsatzsteuerlichen Rechnungspflichtangaben aufweist. Andere Fehler müsste der Unternehmer wohl akzeptieren. Dies trifft insbesondere dann zu, wenn z. B. ein Geschäftsregelfehler vorliegt, die XML-Datei jedoch technisch verarbeitet werden kann und keine umsatzsteuerlichen Rechnungspflichtbestandteile fehlen oder mangelhaft sind. Eine Erleichterung in der Rechnungsprüfung ist dies nicht. Der Fokus muss aber wieder stärker auf der Prüfung der umsatzsteuerlichen Pflichtangaben liegen. Eine automatische Ablehnung aller invaliden Rechnungen wird zu mehr Diskussionen führen. Dies konterkariert vor allem auch die Empfehlung des BMF, die korrekten BT-Felder für die umsatzsteuerlichen Pflichtangaben zu verwenden und somit die Datenqualität zu erhöhen. Unternehmer müssen daher einen gangbaren Weg finden, beides zu erreichen: eine korrekte Rechnungstellung hinsichtlich umsatzsteuerlicher Anforderungen an Inhalt und Umfang und eine hohe Datenqualität für das kommende transaktionale Meldeverfahren, ohne das Augenmaß für notwendige Rechnungskorrekturen zu verlieren und zeitgleich den Vorsteuerabzug beim Rechnungsempfänger zu sichern.
5 Leistungsbeschreibung und Anzahlungen im Anhang
Die Ausführungen zur Leistungsbeschreibung sind im Grundsatz deckungsgleich zu den Verbandsschreiben (siehe KMLZ Umsatzsteuer Newsletter 31 | 2026), wonach die „Kontrollfunktion“ der Rechnung gewährleistet werden muss. Für Bauleistungen wird es nicht beanstandet, wenn notwendige Details in einem eingebetteten Anhang aufgeführt sind. Bei Rechnungsberichtigungen müssen erbrachte Leistung und Menge in der Zusammenschau der ausgestellten Dokumente klar und eindeutig erkennbar sein. Für Anzahlungen lässt das BMF auch einen Kompromiss zu, da CEN-Norm und umsatzsteuerliche Anforderungen nicht kompatibel sind: Anzahlungen können in Schlußrechnungen bis 2030 in bestimmten BT-Feldern oder in einem eingebetteten Anhang, auf den verwiesen wird, angegeben werden.
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