Zum Jahresende 2026 wird es ernst: Die erste Übergangsregelung der nationalen E-Rechnungspflicht läuft aus. In der Praxis gibt es auf der Zielgeraden aber noch viele offene Fragen. Aus Fachkreisen wurden einige davon an das BMF adressiert. Im Folgenden sind die wichtigsten Erkenntnisse aus den Antworten des BMF zusammengefasst.
1 Pflichtangaben – insbesondere Leistungsbeschreibung
Das BMF wiederholt, dass alle umsatzsteuerlichen Rechnungspflichtangaben im strukturierten Teil der E-Rechnung enthalten sein müssen. Dies trifft explizit auch auf die Leistungsbeschreibung zu. Das BMF nennt hier nicht nur Art und Umfang der erbrachten Leistungen, sondern auch den Leistungsgehalt und ggf. den Leistungsort. Im Vordergrund steht für das BMF die „Kontrollfunktion“ der Rechnung. Mindestmaßstab sollen die Angaben sein, die eine abstrakte Bestimmung der Besteuerungsgrundlagen (z. B. Abgrenzung zwischen Lieferung und sonstiger Leistung, Ort der Leistung sowie Überprüfung des angewandten Steuersatzes), ggf. sogar eine konkrete Kontrolle der erbrachten Leistung vor Ort und auch der prinzipiellen Berechtigung zum Vorsteuerabzug ermöglichen. Darüber hinausgehende Angaben können in eingebetteten Anlagen erfolgen. Dass sämtliche umsatzsteuerlichen Rechnungspflichtbestandteile im strukturierten Teil der E-Rechnung vorhanden sein müssen, ist einleuchtend, insbesondere auch vor dem Hintergrund des zukünftigen, noch auszuarbeitenden transaktionalen Meldesystems, dessen Basis eine korrekte E-Rechnung sein muss. Dies allein schließt die Nutzung von bloßen Verweisen auf Verträge, Lieferscheine etc. im strukturierten Teil schon aus.
2 Angaben zu Rabattvereinbarungen
Bei Bonus-, Skonto- und Rabattvereinbarungen, deren Höhe bei Rechnungsausstellung noch nicht feststeht, soll künftig ein allgemeiner Hinweis i.S.d. § 14 Abs. 4 Nr. 7 UStG auf eine schriftliche Vereinbarung genügen. Es muss aber sichergestellt sein, dass die zugrunde liegenden Dokumente bei einer steuerlichen Prüfung kurzfristig vorgelegt werden können. Eine entsprechende Klarstellung soll zeitnah in Abschn. 14.5 Abs. 19 UStAE aufgenommen werden. Zudem teilt das BMF mit, dass eine nachträgliche Änderung einer bereits bestehenden Rabattvereinbarung keine Pflicht zur Korrektur der ursprünglichen Rechnung nach sich zieht.
3 Rechnungskorrekturen
Bezüglich Rechnungskorrekturen stellt das BMF klar, dass sich die tatsächlich ausgeführte Leistung aus der Zusammenschau von Ursprungsrechnung und Korrektur ergeben muss. Wichtig ist, dass Berichtigungen von Rechnungspflichtangaben nach §§ 14, 14a UStG grundsätzlich auch als E-Rechnung abzubilden sind. Das BMF beanstandet es nicht, wenn Rechnungsberichtigungen bis auf Weiteres noch mit Sammelkorrekturen erfolgen. Wie das BMF aber auch deutlich macht, werden Sammelkorrekturen spätestens ab Einführung des transaktionalen Meldesystems nicht mehr möglich sein. Das sogenannte „Rotstiftverfahren“ in der Baubranche jedenfalls wird vom BMF ausdrücklich nicht länger akzeptiert. Hier muss die Baubranche ihre Prozesse zukünftig derart umgestalten, dass eine korrekte E-Rechnungstellung erfolgt. Das kann entweder durch eine vorherige Abstimmung der abzurechnenden Leistungen oder durch nachträgliche (elektronische) Rechnungsberichtigungen gewährleistet werden.
4 Fehler, Validierung & Inhaltsprüfung
Besonders hervorgehoben wird nun auch die Prüfung von E-Rechnungen auf Inhaltsfehler – also die Durchsicht der E-Rechnungen daraufhin, ob alle umsatzsteuerlichen Rechnungspflichtbestandteile nach §§ 14, 14a UStG vorhanden und korrekt sind. Daneben muss eine E-Rechnung laut BMF für umsatzsteuerliche Zwecke eine zulässige Syntax verwenden, die technisch einwandfrei umgesetzt wurde, damit die Rechnungsinformationen automatisiert auslesbar sind. Ansonsten liegt ein schädlicher sog. Formatfehler vor. Damit grenzt sich das BMF von einer rein technischen Sichtweise ab bzw. führt zu einer (neuen) umsatzsteuerlichen Sichtweise hin. Geschäftsregelfehler, die nicht Pflichtangaben der §§ 14, 14a UStG betreffen, sollen aus steuerlicher Sicht irrelevant sein. Eine Erleichterung für den Anwender bedeutet dies allerdings nicht unbedingt, eher ist das Gegenteil der Fall. E-Rechnungen müssen in der Validierung weiterhin auf syntaktische und semantische Fehler hin untersucht werden, auch wenn dies nicht zwingend umsatzsteuerliche Gründe hat, sondern eine saubere automatische Verarbeitung der eingehenden Rechnungen sicherstellen soll. Daneben muss auf Inhaltsfehler validiert werden. In der Konsequenz wird die technische Validierung einer E-Rechnung eine Prüfung der umsatzsteuerlichen Pflichtangaben noch stärker unterstützen müssen, als dies bisher bei alleiniger Prüfung auf Syntax & Semantik der Fall ist.
5 Bußgelder
Wird eine Rechnung nicht oder nicht rechtzeitig ausgestellt, kann dies nach § 26a Abs. 2 Nr. 1 UStG eine Ordnungswidrigkeit bedeuten und ein Bußgeld nach sich ziehen. Ob auch das Ausstellen einer Rechnung, die aufgrund technischer Mängel nicht der Norm EN 16931 entspricht, als Ordnungswidrigkeit angesehen werden kann, beantwortet das BMF nicht. Es weist nur darauf hin, dass die Finanzämter für die Problematik sensibilisiert sind und eine unverhältnismäßige Anwendung in der noch laufenden „Übergangsphase“ nicht zu befürchten sei. Ein konkretes Datum, ab wann die Übergangsphase als beendet gilt, wird jedoch nicht genannt. Streng genommen endet sie mit Ablauf der ersten Übergangsregelung zum 31.12.2026. Zudem will das BMF das Thema erörtern und eine Gesetzesänderung vorschlagen. Demnach scheint das BMF die Norm potentiell als einschlägig zu erachten. Will man Bußgelder sicher vermeiden, müssten die Prozesse somit bis zum Ende des Jahres sauber aufgesetzt sein.
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