1 Hintergrund
Seit dem 01.01.2025 gilt für Betreiber elektronischer Aufzeichnungssysteme eine Meldepflicht gegenüber der Finanzverwaltung. Sie beruht auf § 146a Abs. 4 AO in Verbindung mit der Kassensicherungsverordnung (KassenSichV). Ziel ist es, mehr Transparenz und Kontrolle im Bereich der Bargeldaufzeichnung zu schaffen. Die Mitteilung muss über die offizielle Plattform „Mein ELSTER“ oder eine entsprechend angebundene Softwarelösung erfolgen. Das BMF hat die Anforderungen im Schreiben vom 28.06.2024 konkretisiert.
2 Wer ist betroffen?
Die Meldepflicht betrifft alle Unternehmen, die elektronische oder computergestützte Kassensysteme oder Registrierkassen mit einer zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung (TSE) verwenden. Dazu zählen:
- Elektronische Registrierkassen und Kassensysteme
- Cloudbasierte Kassensoftware
- Kassen-Apps für Smartphones und Tablets
- Mobile Kassensysteme
- In ERP- und Warenwirtschaftssysteme integrierte Kassensysteme
- EU-Taxameter und Wegstreckenzähler mit Kassenfunktion
- Abrechnungssoftware mit Kassenfunktion (z. B. für Praxen und mobile Dienstleister)
Auch für Unternehmen mit gemieteten oder geleasten Systemen gilt die Meldepflicht.
3 Was muss gemeldet werden?
Die Mitteilung an das Finanzamt erfolgt elektronisch über ELSTER. Folgende Angaben sind erforderlich:
- Name und Steuernummer des Steuerpflichtigen
- Unternehmensbezeichnung
- Art des verwendeten elektronischen Aufzeichnungssystems (z. B. App-Kasse, Cloudlösung)
- Anzahl der elektronischen Aufzeichnungssysteme je Betriebsstätte
- Seriennummer des verwendeten elektronischen Aufzeichnungssystems
- Art der zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung (Cloud- oder Hardware-TSE)
- Datum der Anschaffung des verwendeten elektronischen Aufzeichnungssystems
- Datum der Außerbetriebnahme des verwendeten elektronischen Aufzeichnungssystems
- Sonderfall Taxameter/Wegstreckenzähler: Zusätzlich ist das Kfz-Kennzeichen des betroffenen Fahrzeugs anzugeben.
4 Welche Fristen gelten?
Bestandsgeräte, die vor dem 01.07.2025 angeschafft wurden, müssen bis spätestens 31.07.2025 gemeldet werden. Neugeräte, die ab dem 01.07.2025 angeschafft werden, sind innerhalb eines Monats nach Anschaffung zu melden.
5 Herausforderung: technische Anbindung an ELSTER
Die Meldung ist elektronisch über die ERiC-Schnittstelle („ELSTER Rich Client“) zu übermitteln – entweder direkt über „Mein ELSTER“ oder über Drittsoftware, die ERiC integriert. Für viele Unternehmen stellt diese Form der Übermittlung eine besondere Hürde dar, weil Kassensysteme oder ERP-Lösungen an die komplexen XML-Spezifikationen und Sicherheitsanforderungen angepasst werden müssen. Eine manuelle Eingabe über das ELSTER-Portal ist zwar möglich, aber bei mehreren Systemen in Filialstrukturen wenig praktikabel.
6 Was passiert bei Verstößen?
Durchaus nicht irrelevant ist die Frage nach den Konsequenzen, mit welchen Unternehmen rechnen müssen, wenn sie ihrer Mitteilungspflicht nicht oder nicht rechtzeitig nachkommen. Ein Bußgeld nach § 379 AO ist bei einem Verstoß gegen die Mitteilungspflicht des § 146a Abs. 4 AO nicht vorgesehen (anders als bei den weiteren Verpflichtungen aus § 146a AO). Es kann jedoch ein Zwangsgeld nach §§ 328 ff. AO festgesetzt werden. Die Nichtmeldung lässt sich aber möglicherweise auch als Indiz für Manipulationsrisiken werten und könnte dann unangekündigte Kassennachschauen oder intensivere Betriebsprüfungen auslösen.
7 Was ist jetzt zu tun?
Angesichts der knappen verbleibenden Zeit bis 31.07.2025 sollten Unternehmen, die noch keine Mitteilung ihrer Bestandssysteme vorgenommen und auch noch keinen Prozess für die Neuanschaffungen entwickelt haben, jetzt dringend sicherstellen, dass ihre Meldungen technisch und inhaltlich korrekt übermittelt werden können. Eine frühzeitige Testmeldung über ELSTER kann helfen, Fehler zu vermeiden und Fristversäumnissen vorzubeugen. Sprechen Sie uns gerne an, wenn wir Sie dabei mit unserem Know-how unterstützen können.
Ansprechpartner:
Dipl.-Finanzwirt (FH), Steuerberater
Tel.: +49 89 217501250
Stand: 28.07.2025
