Effizienz und Compliance im Fokus
Uneinheitliche Eingangskanäle: Rechnungen treffen per Post, E-Mail, PDF oder über Rechnungsportale ein – ohne zentrale Erfassung oder Steuerung.
Unzuverlässige OCR-Erkennung: Selbst bei eingesetzten Texterkennungssystemen (OCR) kommt es häufig zu fehlerhaften oder unvollständigen Datenextraktionen – insbesondere bei komplexen Layouts oder mehrsprachigen Dokumenten.
Fehlende oder intransparente Freigabeprozesse: Rechnungen „wandern“ per E-Mail oder Papier durch das Unternehmen, ohne klar definierte Zuständigkeiten oder nachvollziehbare Freigabeschritte.
Medienbrüche und manuelle Nachbearbeitung: Daten müssen händisch in ERP-Systeme übertragen werden, was zu Verzögerungen, Fehlern und doppelter Arbeit führt.
Mangelnde Compliance und Archivierung: Die revisionssichere Ablage nach GoBD ist oft nicht gewährleistet – insbesondere bei hybriden Prozessen.
Fehlende Transparenz und Steuerbarkeit: Es gibt keine zentrale Verfahrensdokumentation über den Prozess und die implementierten Kontrollen.
Im Rahmen unseres modular aufgebauten Effizienz-Checks beraten wir Sie umfassend bei der Digitalisierung und Automatisierung Ihrer Rechnungserfassung – von der strukturierten Annahme und Validierung eingehender Rechnungen bis zur fehlerfreien Übergabe an Ihr ERP-System und Archivierung der Rechnung.
Unser Fokus liegt dabei nicht nur auf der Technologie, sondern auch auf der Prozessqualität und Datenintegrität.
Unser Effizienz-Check kann ganz nach Ihrem Bedarf gebucht werden: entweder als umfassendes Gesamtpaket oder modular in einzelnen Bausteinen.
Unser Effizienz-Check besteht aus folgenden Modulen:
IST-Analyse des Rechnungsverarbeitungsprozesses sowie des implementierten internen Kontrollsystems. Prüfung der Kontrollen für den korrekten Eingang digitaler Rechnungen sowie der korrekten Verarbeitung und Verbuchung, ggf. auch die Überleitung von rechnungsimmanenten Parametern (Tax Category IDs) zu internen Tax Codes im ERP-System.
Wir analysieren mit Ihnen die bestehenden Eingangskanäle und das Konzept für den standardisierten und kontrollierten Rechnungsempfang. Dabei achten wir auf die Implementierung eines angemessenen internen Kontrollsystems zur Vermeidung von z.B. Falscherfassungen und berücksichtigen alle rechtlichen, technischen und organisatorischen Anforderungen.
Wir beraten Sie bei der Implementierung eines GoBD-konformen Archivierungsprozesses und der Auswahl geeigneter Archivierungssoftware. Dabei berücksichtigen wir Anforderungen an die Unveränderbarkeit, Aufbewahrung und Nachvollziehbarkeit von archivierten Belegen.
Ergänzt wird unsere Analyse durch Empfehlungen zur GoBD-konformen Verfahrensdokumentation. Im Rahmen einer strukturierten IST-Aufnahme analysieren wir die vorhandenen Unterlagen und prüfen diese auf Vollständigkeit und GoBD-Konformität.
Wir analysieren Ihre implementierten technischen und organisatorischen Maßnahmen, um den sicheren IT-Betrieb der eingesetzten IT-Systeme sicherzustellen. Dazu gehört die Bewertung der definierten Berechtigungs- und Rollenkonzepte, die Analyse der technischen Schutzmaßnahmen sowie die ordnungsgemäße Verarbeitung von Schnittstellen zu vor- und nachgelagerten IT-Systemen.
Höhere Datenqualität: Vermeidung von fehlerhaften Erfassungen, doppelt erfassten Rechnungen durch strukturierte Prozesse und wirksame Erkennungstechnologien.
Effizientere Abläufe: Deutliche Reduzierung manueller Tätigkeiten durch automatisierte Erfassung, Prüfung und Freigabe von Rechnungen.
Transparenz & Nachvollziehbarkeit: Jeder Bearbeitungsschritt ist dokumentiert und nachvollziehbar – inklusive Freigabehistorie und Zugriffsprotokollen.
Sichere Berechtigungssteuerung: Klare Rollen- und Rechtevergabe schützt sensible Daten und sorgt für Compliance-konforme Freigabeprozesse.
Systemübergreifende Integration: Reibungslose Anbindung an ERP-, Archivierungs- und vorgelagerte Beschaffungssysteme – für durchgängige End-to-End-Prozesse.
Schnellere Durchlaufzeiten: Optimierte Prozesse ermöglichen eine fristgerechte Bearbeitung und die Nutzung von Zahlungsanreizen.
