Bereits mit Wirkung zum 20. Juli 2017 wurden die §§ 60 und 61 UStDV geändert. Mit Schreiben vom 22.09.2017 übernimmt das BMF die Änderung in den Umsatzsteuer-Anwendungserlass. Insgesamt werden die formellen Anforderungen verschärft. Sie gelten bereits für die bis zum 30.09.2017 zu stellenden Vergütungsanträge für 2016.

1.    § 60 UStDV – zeitliche Zugeständnisse
Die Unternehmer können weiterhin einen sog. fünften Antrag für das betreffende Jahr stellen, in den sie die Vorsteuerbeträge aufnehmen, die in den bisherigen Vergütungsanträgen des Jahres nicht enthalten waren. Die Unternehmen müssen aber nicht mehr auf den fünften Antrag warten. Sie können nicht berücksichtigte Rechnungen nun in jeden folgenden unterjährigen Vergütungsantrag aufnehmen, auch wenn für den betreffenden Zeitraum bereits ein Antrag gestellt wurde.

2.    § 61 UStDV – vollständige Rechnungen
Die Regelungen zu den Rechnungen, die dem Vergütungsantrag beizufügen sind, wurden als Reaktion auf das Urteil des FG Köln vom 09.11.2016 (2 K 1912/15) verschärft. Das FG Köln hatte zunächst eine für die Antragsteller positive Entscheidung getroffen. Fehlende Seiten oder zusätzliche Unterlagen sollten demnach selbst nach Ablauf der Antragsfrist nachgereicht werden können. Diese Möglichkeit wurde durch Änderung von § 61 UStDV eingeschränkt. Fehlende Rechnungsunterlagen können nun nicht mehr nachgereicht werden, auch nicht vor Ablauf der Antragsfrist. Um Schwierigkeiten zu vermeiden, sollten die Rechnungen daher vollständig übermittelt werden und z. B. auch Anhänge und Anlagen beigefügt werden, die durch Verweis auf der Rechnung zum Rechnungsbestandteil geworden sind.

3.    § 61 UStDV – verschärfte Formalien
Die Vergütungsanträge gelten nur noch dann als eingereicht, wenn der Antragsteller alle in den Art. 8 und 9 der Richtlinie 2008/9/EG vorgeschriebenen Angaben gemacht und seine Geschäftstätigkeit anhand harmonisierter Codes beschrieben hat. Wenn diese Angaben nicht vollständig enthalten sind, kann der Vergütungsantrag komplett abgelehnt werden, mit der Begründung, dass er als nicht eingereicht gilt. Theoretisch könnte man den Antrag dann erneut stellen. Ist die Antragsfrist jedoch zwischenzeitlich abgelaufen, verhindert ein solcher formaler Fehler die Vorsteuererstattung.

4.    Entscheidungen des BFH stehen noch aus
Gleich mehrere Verfahren des FG Köln sind noch beim BFH anhängig. Sie befassen sich mit den Voraussetzungen des Vorsteuervergütungsverfahrens und verdeutlichen, wie sorg­fältig und detailliert die Anträge ausgefüllt werden sollte. Das FG Köln vertrat im Urteil vom 11.05.2016 (2 K 1572/14) die Auffassung, dass für die Streitjahre 2010 und 2011 eine eingescannte Rechnungskopie den Vorsteuerabzug im Vergütungsverfahren ermöglicht. Allerdings hat das Verfahren nur noch Bedeutung für Vergütungsanträge, die vor dem 30.12.2014 gestellt wurden. § 61 Abs. 2 S. 3 UStDV wurde bereits geändert und die Wörter „in Kopie“ durch „als eingescannte Originale“ ersetzt.

Das FG Köln ist zudem der Ansicht (Urteil vom 11.05.2016, 2 K 2123/13), dass es nicht ausreicht, wenn die Originalrechnung in Papierform vorgelegt wird. Der BFH hat in der Revision zu klären, ob Originalrechnungen ausschließlich in elektronischer Form einzureichen sind (BFH, XI R 25/16).

Einem weiteren Verfahren des FG Köln (Urteil vom 14.09.2016, 2 K 195/14) liegt der Sachverhalt zu Grunde, dass in der Einzelaufstellung der Rechnungen in der Spalte „Beleg-Nr.“ nicht die Rechnungsnummer, sondern eine andere, in den Rechnungen enthaltene Referenznummer eingetragen wurde. Der BFH hat jetzt zu entscheiden, ob eine solche Formalie bereits zur Unwirksamkeit des Vergütungsantrags hinsichtlich der betroffenen Rechnungspositionen führt (BFH, XI R 13/17).

Auch wenn die Entscheidungen des BFH möglicherweise dem strengen Formalismus Einhalt gebieten können, sollten Antragsteller nicht darauf spekulieren. Bei der Antragstellung sollten vielmehr die strengen formellen Voraussetzungen unbedingt eingehalten werden. Andernfalls besteht das Risiko, dass die Vorsteuervergütung am Ende versagt wird.