Die Einführung der verpflichtenden E-Rechnung ist nicht nur ein Digitalisierungsschritt, sondern eine komplexe regulatorische Aufgabe: E‑Rechnungen müssen der CEN-Norm EN 16931 entsprechen und ein strukturiertes, maschinenlesbares Datenmodell mit korrekter Syntax (z. B. UBL, CII) und Semantik aufweisen, um eine automatisierte Verarbeitung sicherzustellen.  

Das BMF-Schreiben vom 15.10.2025 konkretisiert dies und verlangt neben der klassischen Prüfung der Pflichtangaben (§§ 14, 14a UStG) ausdrücklich eine technische Validierung hinsichtlich:

• Formatfehler: Liegen vor, wenn eine E-Rechnung nicht den zulässigen Syntaxen oder technischen Vorgaben entspricht. 
• Geschäftsregelfehler: Technische Vorschriften bzw. Vorgaben zu logischen Abhängigkeiten von Informationen (= semantische Vorgaben) sind nicht eingehalten.
• Inhaltsfehler: „Klassische“ Fehler in Form von inkorrekten oder fehlenden Rechnungspflichtangaben. 

Wird eine eingehende E‑Rechnung nicht erfolgreich validiert (z. B. wegen Format-, Geschäftsregel- oder Inhaltsfehlern), gilt sie steuerlich als nicht ordnungsgemäß. In der Folge besteht das konkrete Risiko, dass der Vorsteuerabzug ganz oder vorübergehend versagt wird, bis eine korrigierte, fehlerfreie Rechnung vorliegt. 

Fehlerhaft erzeugte E‑Rechnungen führen unmittelbar zu operativen und finanziellen Risiken, da sie vom Empfänger abgelehnt werden können, Zahlungsprozesse verzögern und zusätzlichen manuellen Aufwand für Prüfung, Korrektur und erneute Übermittlung verursachen.