Archivierungs-Check Eingangsrechnungen

Digitale Eingangsrechnungen revisionssicher archivieren - Herausforderungen und Lösungen im Rechnungseingangsprozess

Unveränderbarkeit und zeitgerechte Archivierung:
Die GoBD verlangen eine unveränderbare und zeitgerechte Archivierung von digitalen Belegen. Im operativen Geschäft zeigt sich allerdings, dass Geschäftsvorfälle oftmals aufgrund unzureichender Prozesse und Medienbrüchen nicht zeitnah archiviert werden und Änderungen nicht ausreichend dokumentiert sind.

Nachvollziehbarkeit und Vollständigkeit:
Alle steuerlich relevanten Informationen – inklusive Metadaten, Bearbeitungsschritte und Freigaben – müssen lückenlos dokumentiert und jederzeit abrufbar sein. In der Praxis werden oftmals nicht alle steuerlich relevanten Daten mitarchiviert. Solche Lücken gefährden die Nachvollziehbarkeit und können im Rahmen einer Betriebsprüfung zu Beanstandungen führen.

Verfügbarkeit und Lesbarkeit über die gesamte Aufbewahrungsfrist:
Es ist sicherstellen, dass die archivierten Rechnungen auch bei technischen Veränderungen weiterhin zugänglich und interpretierbar bleiben. In vielen Fällen ist das Customizing der Archivsysteme jedoch nicht ausreichend auf diese Anforderungen abgestimmt.

Verfahrensdokumentation:
Diese muss alle eingesetzten Systeme, Prozesse, Verantwortlichkeiten und technischen Maßnahmen zur Archivierung beschreiben. In der Praxis fehlt eine solche Dokumentation häufig oder ist veraltet, was die Nachweispflicht gegenüber der Finanzverwaltung erheblich erschwert.

Zur Einhaltung der GoBD-Anforderungen bieten wir eine spezialisierte Beratungsleistung zur revisionssicheren Archivierung an. Ziel dieser Beratung ist es, die bestehenden Prozesse und Systeme im Unternehmen systematisch zu analysieren und auf ihre Konformität mit den GoBD zu überprüfen. Wir unterscheiden dabei folgende Schritte:

IST-Aufnahme Archivierungsprozess und -software:
Im Rahmen einer strukturierten IST-Aufnahme untersuchen wir sämtliche relevanten Aspekte der Archivierung digitaler Rechnungen bezüglich des implementierten Archivierungsprozesses und der eingesetzten Archivierungssoftware.

GoBD-Anforderungen:
Wir prüfen die Einhaltung der GoBD-Anforderungen. Von der Unveränderbarkeit der archivierten Rechnungen bis hin zur vollständigen und prüfungstauglichen Verfahrensdokumentation.

Bewertung:
Bewertung identifizierter Schwachstellen und Orientierung an den Anforderungen der Finanzverwaltung sowie den Erwartungen externer Prüfer.

Ergebnisdokumentation:
Diese enthält eine strukturierte Dokumentation der identifizierten Risiken sowie konkrete Handlungsempfehlungen für einen GoBD-konformen Archivierungsprozess.

Zudem unterstützen wir bei Bedarf bei der Auswahl geeigneter Softwarelösungen zur revisionssicheren Archivierung. Hierzu setzen wir ein standardisiertes Vorgehen ein, mit dem wir die fachlichen und technischen Anforderungen des Kunden detailliert erfassen. Auf dieser Basis begleiten wir den Auswahlprozess und helfen dabei, einen geeigneten Anbieter oder die passende Lösung zu identifizieren – stets mit Blick auf GoBD-Konformität, Zukunftssicherheit und Integration in bestehende Systemlandschaften.