Unternehmen mit zollrelevanten Warenbewegungen (sog. Wirtschaftsbeteiligten) müssen sicherstellen, dass sie die Zollvorschriften beachten und einhalten. Dies umfasst alle Prozesse und Tätigkeiten, die von Zollvorschriften erfasst werden oder mit diesen in Verbindung stehen. Um die Beachtung und Einhaltung von Zollvorschriften sicherzustellen, ist eine funktionierende Zollorganisation unerlässlich. Aus diesem Grund überrascht es nicht, dass das Gesetz die Erteilung zollrechtlicher Bewilligungen (z. B. für zollrechtliche Vereinfachungen oder die Nutzung eines Zollverfahrens wie die Aktive Veredelung) vom Vorhandensein einer ausreichenden Zollorganisation abhängig macht.

Unternehmen mit einer gut funktionierenden Zollorganisation profitieren aber nicht nur vom Vertrauensvorschuss durch Gesetz und Verwaltung. Auch in Bezug auf Risikomanagement, Effizienz und Kosten ergeben sich Vorteile für das Unternehmen. Die Organisation der Zollprozesse ermöglicht es, die Warensendungen schnell, verwaltungs- und abgabeneffizient abzuwickeln, sodass Verzögerungen an der Grenze vermieden werden. Gerade in Zeiten steigender Einfuhrzölle und zunehmenden Unsicherheiten im internationalen Warenverkehr kann sich eine starke Zollorganisation auszahlen. Auch aus der Perspektive haftungs- und steuerstrafrechtlicher Vorgaben ist eine gute Zollorganisation für Unternehmen von großer Bedeutung.

Der Begriff der Zollorganisation steht für unterschiedliche Aspekte der zollrechtlichen Compliance:

Aufsetzen von Zollprozessen

Für das Aufsetzen einer Zollorganisation im Unternehmen müssen Verantwortlichkeiten, Abläufe und Kontrollmechanismen von Anfang an klar festgelegt werden. Damit geht einher, dass eine Zollabteilung oder ein Zollbeauftragter im Unternehmen etabliert und mit den nötigen Befugnissen ausgestattet wird, um die Zollprozesse des Unternehmens zu koordinieren. Beim Aufsetzen einer Zollorganisation sollten die zollrelevanten Prozessschritte im Unternehmen eindeutig definiert, identifiziert und hinreichend dokumentiert werden. Die Implementierung der Zollprozesse ist unerlässlich, damit der Warenverkehr den zollrechtlichen Vorgaben entsprechend und effizient abgewickelt werden kann. Mit der Aufsetzung einer Zollorganisation sind vor allem folgende Maßnahmen verbunden:

• Dokumentation der Ein- und Ausfuhren: Erstellung, Prüfung und Archivierung der relevanten Unterlagen (Ein- und Ausfuhranmeldungen, Handelsrechnungen, Frachtlisten, Packlisten, Ursprungsnachweise etc.)

• Tarifierung und Zollwert der Waren: Prozesse zur Ermittlung der korrekten Zolltarifnummern und Zollwerte für ein- und auszuführende Waren.

• Prozessbeschreibungen: Unternehmensinterne Arbeitsanweisungen zu den relevanten zollrechtlichen Prozessen gewährleisten eine einheitliche Abwicklung und Einhaltung der rechtlichen Vorgaben. Sie helfen dabei den reibungslosen Ablauf auch im Vertretungsfall (z. B. Urlaub oder Krankheit) zu gewährleisten.

Optimierung der Zollprozesse

Auch die bereits etablierten Zollprozesse sollten stets auf ihre Möglichkeiten zur Optimierung überprüft werden. Diese zu erkennen und umzusetzen, gehört zu den Aufgaben einer guten Zollorganisation. Hierbei kommen vor allem in Betracht: 

• Die Nutzung von besonderen Zollverfahren (Art. 210 UZK, z. B. das Zolllagerverfahren, der Veredelungsverkehr oder die Versandverfahren)

• Die Nutzung des laufenden Zahlungsaufschubs durch Einrichtung eines eigenen Aufschubkontos.
  Mit einem eigenen Aufschubkonto können Unternehmer ihre Liquidität verbessern und Kosten einsparen, die bei der Nutzung von Aufschubkonten eines Zolldienstleisters entstehen.

• Die Bildung von zentralen Zollabteilungen oder Zollzweckgemeinschaften: Mit diesen Ansätzen können Unternehmen ihr zollrechtliches Know-how bündeln und Synergieeffekte nutzen.

• Digitalisierung der Zollprozesse: Auch das Zollwesen unterliegt stetigen internationalen und nationalen Digitalisierungsinitiativen. Unternehmen sollten die aktuellen Entwicklungen beobachten, um die Abwicklung ihrer Zollprozesse digital durchzuführen und von praktischen Erleichterungen sowie internen Überwachungs- und Auswertungsmöglichkeiten zu profitieren.

Rolle der Zollabteilung 

Damit eine strukturierte Zollorganisation erfolgreich umgesetzt werden kann, sollte im Unternehmen eine Zollabteilung und/oder ein Zollbeauftragter als koordinierende Stelle etabliert werden. Diese Stelle fungiert als Ansprechpartner für alle zollrelevanten Fragen sowohl innerhalb des Unternehmens als auch gegenüber Behörden und Geschäftspartnern. Hierbei ist es wichtig, dass die Stelle mit den nötigen Befugnissen ausgestattet ist, um die zollrechtlichen Prozesse wirksam steuern und die erforderlichen Maßnahmen hierfür treffen zu können.

Zu den wesentlichen Aufgaben der Zollabteilung oder des Zollbeauftragten zählen:

• Prüfung zollrelevanter Dokumente (z. B. Präferenznachweise, Handelsrechnungen) sowie deren Archivierung,

• Steuerung und Überwachung der Tätigkeiten externer Dienstleister (z. B. Abschluss entsprechender Dienstleisterverträge, Prüfung der Ausfuhranmeldungen und Einfuhrabgabenbescheide),

• Fristenkontrolle,

• Tarifierung und Bestimmung des zollrechtlichen Ursprungs von Waren,

• Bestimmung des zutreffenden Zollwerts,

• Beantragung und Verwaltung zollrechtlicher Bewilligungen und

• die Kommunikation mit Zollbehörden. 

Als koordinierende Stelle arbeitet die Zollabteilung eng mit den anderen Abteilungen des Unternehmens, wie dem Ein- und Verkauf, der Produktion und der Steuerabteilung zusammen. Als Ansprechpartner für zollrechtliche Fragen sollte die Zollabteilung und/oder der Zollbeauftragte in deren Prozesse einbezogen werden.

Risiken bei ungenügender Zollorganisation 

Eine ungenügende Zollorganisation kann für das Unternehmen weitreichende Folgen haben. Dies sind nicht nur wirtschaftliche oder unmittelbar auf das Zollrecht bezogene Folgen. Auch haftungs- und steuerstrafrechtliche Folgen sind möglich. Umso mehr sollten Unternehmen die besondere Bedeutung einer gut strukturierten Zollorganisation schätzen und sich zunutze machen.  

Zu den Risiken einer unzureichenden Zollorganisation gehören unter anderem:

• Aufhebung zollrechtlicher Bewilligungen (z. B. AEO) in Folge von zollrechtlichen Verstößen aufgrund fehlender steuer- und zollrechtlicher Zuverlässigkeit,

• Verzögerungen des grenzüberschreitenden Warenverkehrs und Störung der betrieblichen Abläufe,

• Nachträgliche Erhebung von Einfuhrabgaben, die nicht mehr weiterbelastet werden können,

• (unbeschränkte) steuerrechtliche Haftung der nach §§ 69 ff. AO verantwortlichen Personen mit dem Privatvermögen,

• Steuerstrafrechtliche Folgen: Einleitung eines Steuerordnungswidrigkeit- oder Steuerstrafverfahrens bei der Verkürzung von Einfuhrabgaben,

• Gewerberechtliche Folgen: Eintragungen im Gewerbezentralregister, und

• ggfls. Blacklisting bis hin zum Ausschluss von der Teilnahme an öffentlichen Ausschreibungen.

Zollrechtliche Verantwortlichkeiten

Für die Einhaltung zollrechtlicher Vorgaben sind in erster Linie die gesetzlichen Vertreter (vor allem Organe) des Unternehmens verantwortlich (vgl. § 34 Abs. 1 Satz 1 AO). Nach dem Grundsatz der solidarischen Verantwortung sind alle gesetzlichen Vertreter gleichermaßen verantwortlich, diese Pflichten zu erfüllen. 

Die gesetzlichen Vertreter haben jedoch die Möglichkeit, ihre steuer- und zollrechtlichen Pflichten zu delegieren. Sie können Verantwortung, etwa nach Zuständigkeit, untereinander aufteilen (sog. horizontale Pflichtendelegation). Daneben können sie ihre zollrechtlichen Verantwortlichkeiten auch auf untergeordnete Ebenen delegieren (sog. vertikale Pflichtendelegation). Hierbei kann ein Zollbeauftragter eingesetzt werden, der die operative Verantwortung für die Einhaltung zollrechtlicher Vorschriften übernimmt und als Schnittstelle zwischen dem Unternehmen und den Zollbehörden fungiert. Für Unternehmen, die regelmäßig Waren mit besonderen Genehmigungspflichten, wie Dual-Use-Güter, ausführen, kommt zudem die Benennung eines Ausfuhrverantwortlichen in Betracht. Dieser ist für die Einhaltung exportkontrollrechtlicher Vorschriften zuständig und beantragt Ausfuhrgenehmigungen beim BAFA. 

Bei der Pflichtendelegation entfallen die Verantwortlichkeiten der gesetzlichen Vertreter jedoch nicht vollständig. Ihre Erfüllungspflichten wandeln sich lediglich in Auswahl- und Überwachungspflichten um, § 35 AO. Es ist sicherzustellen, dass die Delegationsempfänger über ausreichende Kenntnisse für die Erfüllung der Aufgaben verfügen und regelmäßig geschult werden. 

Auch die Delegation von Aufgaben an externe Zolldienstleister (von der Einzelübertragung einzelner Einfuhrabfertigungen bis hin zur Übertragung der gesamten Zollorganisation im Rahmen eines Outsourcings) ist möglich. Dazu gehören insbesondere Zollagenten, die das Unternehmen direkt oder indirekt gegenüber der Verwaltung vertreten kann, Art. 18 UZK. Da Fehler und Verstöße des Zolldienstleisters dem Unternehmen zugerechnet werden, ist eine sorgfältige Auswahl des Zolldienstleisters sowie eine enge, vertrauensvolle Zusammenarbeit mit einem zuverlässigen Zolldienstleister wichtig. Zusätzlich sind regelmäßige Überwachungsmaßnahmen erforderlich.

Der Aufbau einer umfassenden Dokumentation ist in jeder Hinsicht unentbehrlich.

Risikomanagement mithilfe eines Zoll-Compliance-Systems

Die Einbindung der Zollorganisation in das Tax Compliance Management System (Tax CMS) kann eine umfassende Compliance im Unternehmen gewährleisten. Dadurch können sowohl steuerliche Pflichten als auch zollrechtliche Anforderungen koordiniert und effektiv betreut werden. Daneben besteht die Möglichkeit, für die Zollorganisation ein eigenes Zoll-Compliance-System aufzubauen:

Ein solches Compliance-System für den Zollbereich kann nicht nur zu einer unternehmensinternen Optimierung beitragen, sondern auch die Zusammenarbeit mit den Zollbehörden vereinfachen. So kann eine Zollprüfung durch ein Zoll-Compliance-System schneller und unter erleichterten Bedingungen abgewickelt werden. In der Praxis der Finanzverwaltung ist zudem anerkannt, dass ein solches System ein Indiz gegen das Vorliegen von Vorsatz oder Leichtfertigkeit bei einer Steuerverkürzung darstellt (AEAO zu § 153 AO Rz. 2.6 Satz 6).

Die Anforderungen an ein wirksames Compliance-System werden weder durch den Gesetzgeber noch durch die Finanzverwaltung klar definiert. In der Praxis haben sich dennoch gewisse Mindestanforderungen etabliert, die an ein Zoll-Compliance-System gestellt werden:

• Dokumentation der Steuerungsfunktion des Systems (z. B. anhand eines „Zollhandbuchs“),

• Identifikation und Definition der zollrechtlichen Prozesse im Unternehmen,

• Dokumentation der Verfahrensabläufe von zollrelevanten Prozessen (z. B. durch Richtlinien, Arbeits- und Organisationsanweisungen, Checklisten etc.),

• Kontinuierliche Identifizierung und Bewertung von Risiken durch regelmäßige Kontrollen,

• umfassende Dokumentation aller durchgeführten Kontrollen
   

Das Zoll-Compliance-System kann wie folgt aufgebaut sein: 

Kontrollmechanismen

Um die Einhaltung von zollrechtlichen Vorschriften sicherstellen zu können, ist die Implementierung von wirksamen Kontrollmechanismen im Unternehmen entscheidend. Mögliche Kontrollmechanismen sind dabei:

• 4-Augen-Prinzip bereits während der Prozesse,

• systematische Auswertung von Daten zur Feststellung besonderer Umstände im Einzelfall (z. B. Verprobungen und Stichprobenkontrollen),

• Organisatorische und technische Kontrollen durch Einsatz von IT (z.B. automatisierte Plausibilitätskontrollen),

• anlassbezogene Untersuchungen

Um diese Kontrollen erfolgreich durchführen zu können, sollten die Zuständigkeiten und der Ablauf der Überwachung festgelegt werden. Über die Ergebnisse der Überwachungsmaßnahmen sollten Berichte erstellt und von der zuständigen Stelle ausgewertet werden. 

Im Rahmen der Digitalisierung der Zollprozesse sollten Unternehmen sich die Hilfe IT-gestützter Prüfungs- und Überwachungssysteme zu eigen machen. Steuer- und zollrechtliche Software-Anwendungen ermöglichen es Unternehmen, ihre zollrechtlichen Prozesse strukturiert zu prüfen, zu dokumentieren, zu überwachen und zu steuern. Diese Anwendungen bieten Unternehmen unter anderem folgende Möglichkeiten:

• Digitale Abbildung von Zollprozessen und Verantwortlichkeiten

• Automatisierte Kontrollmechanismen (z. B. Fristen, Tarifierung, Bewilligungen)

• Schnittstellen zu ERP-Systemen und Zolldienstleistern

• Revisionssichere Dokumentation und Auswertungen