Quality assurance for your outgoing invoices
Die Einführung der verpflichtenden E‑Rechnung stellt Unternehmen nicht nur bei Eingangsrechnungen, sondern auch in besonderem Maße bei Ausgangsrechnungen vor erhebliche Herausforderungen. Denn jede fehlerhafte E‑Rechnung, die an einen Kunden übermittelt wird, kann unmittelbare Konsequenzen haben:
- Ablehnung der Rechnung durch den Empfänger
- Verzögerte Zahlungseingänge
- Manueller Bearbeitungs- und Korrekturaufwand
Unternehmen stehen heute vor der anspruchsvollen Aufgabe, sicherzustellen, dass ihre Ausgangsrechnungen nicht nur formal korrekt sind, sondern auch die umfassenden technischen und semantischen Vorgaben der EN 16931 erfüllen. Das BMF‑Schreiben vom 15.10.2025 verschärft diese Anforderungen zusätzlich, indem es die technische Validierung von E‑Rechnungen, insbesondere die Überprüfung von Syntax und Semantik, beim Rechnungsempfänger ausdrücklich in den Mittelpunkt rückt.
Für Unternehmen bedeutet dies zweierlei:
- Zum einen müssen Fakturierungssysteme so konfiguriert und getestet werden, dass die erzeugten E‑Rechnungen bereits zum Go‑Live alle rechtlichen und technischen Anforderungen erfüllen. Dies erfordert eine funktionsfähige Software sowie ein umfassendes, strukturiertes Testen vor Inbetriebnahme.
- Zum anderen müssen Unternehmen sicherstellen, dass auch im laufenden Betrieb dauerhaft korrekte E‑Rechnungen erzeugt werden. Schon geringfügige Änderungen wie etwa durch Systemupdates, Anpassungen im Customizing, neue Produktlogiken oder geänderte Workflows können unbeabsichtigt zu fehlerhaften Rechnungen führen. Ohne ein automatisiertes Kontrollsystem werden solche Fehler oft erst dann erkannt, wenn Kunden reklamieren und damit zu spät, verbunden mit erheblichem Aufwand und möglichen finanziellen Folgen.
With the KMLZ E‑Invoicing Validator, we provide businesses with a powerful tool that ensures reliability both during the implementation of solutions for generating compliant e‑invoices and in ongoing operations. Already during implementation, the validator helps ensure that the invoicing solution in use works correctly from a technical perspective and generates valid e‑invoices. At the same time, the validator can be permanently integrated into the outgoing invoicing process to ensure that every invoice is automatically checked and validated before being sent.
E‑Invoicing Validator as support during the implementation process
Even before going live, companies can use the E‑Invoicing Validator to automatically test their generated e‑invoices and the validation solution in use, thereby safeguarding the quality of their solution.
The validator:
- automatically validates test invoices,
- identifies errors in syntax, semantics and content stipulated by VAT law,
- generates a detailed validation report for each invoice, presenting all results in a structured format,
- enables fast and targeted corrections – without manual XML analysis,
- ensures that incorrect structures are identified and resolved at an early stage.
The result: significant time savings, improved data quality and a clear increase in compliance.
E-Invoicing Validator in ongoing operations – security before invoice dispatch
The KMLZ E‑Invoicing Validator can be seamlessly integrated into existing invoicing processes. After invoice creation, but before transmission to the recipient, validation can be carried out automatically.
In this role, the validator acts as a continuous quality assurance layer:
- errors are identified immediately,
- the transmission of incorrect e‑invoices is prevented,
- complaints and payment delays are reduced,
- compliance risks are minimized and customer relationships are strengthened.
Particularly in dynamic IT environments – where system updates, customizations or process changes occur regularly – the validator provides an additional layer of security. It ensures that every generated e‑invoice continues to meet legal and technical requirements over the long term.
Legal certainty & compliance: Validation of format, business rule and content errors – fully compliant with EN 16931 and the requirements set out in the German Federal Ministry of Finance circular dated 15 October 2025
Automated testing: Validates large volumes of test invoices without manual effort and highlights errors immediately
Targeted error detection: Provides clear validation results, enabling direct implementation of improvements
Operational security: Identifies faulty invoices before they are sent
Time and cost savings: Reduces complaints, prevents correction loops and sustainably optimises internal processes
