SAP

Die Umsatzsteuer ist ein absolutes Massengeschäft und wird in den Unternehmen meistens durch ein vollautomatisches ERP-System bewältigt. Allerdings – wenn bei dieser Automatisierung ein Fehler auftritt, und sei er noch so klein, potenzieren sich die Fehlbeträge in rasender Geschwindigkeit. Das führt regelmäßig zu hohen Umsatzsteuernachforderungen und gegebenenfalls zu Nacherhebungszinsen. Daneben ist die Aufarbeitung und Korrektur der Vorgänge aus der Vergangenheit meist auch sehr aufwendig und kostenintensiv.

Gehen Sie auf Nummer sicher und ersparen Sie sich diese Risiken, indem Sie uns als beratende Experten frühzeitig in Ihre Planungen mit aufnehmen. Als Schnittstelle zwischen Ihrer IT-Abteilung, den einzelnen Geschäftseinheiten wie z. B. Logistik und Vertrieb sowie Ihrer Steuerabteilung sorgen wir für einen rechtlich einwandfreien Ablauf aller Verfahren. Dabei hilft uns nicht nur unser ausgewiesenes Fachwissen, sondern auch unsere Erfahrung aus zahlreichen SAP-Einführungsprojekten und SAP-VAT-Audits.

Wir unterstützen Sie gerne rund um das Thema Umsatzsteuer und SAP, insbesondere bei den folgenden Problemstellungen:

  • Einführung von SAP
  • SAP-VAT-Audit
  • Vorbereitung/Simulierung von Steuerprüfungen
  • Implementierung von Gesetzesänderungen
  • Optimierung der Geschäftsprozesse

Um den Dingen auf den Grund gehen und die Daten in Ihrem ERP-System im Detail auswerten zu können, haben wir unser eigenes Analyse-Tool entwickelt, unser Dashboard. Dieses Tool erlaubt es uns zu prüfen, welche Fehler in den Grundeinstellungen des Systems sich tatsächlich materialisiert haben. Es hilft uns aber auch dabei, Geschäftsvorfälle in Ihrem System zu identifizieren, von denen umsatzsteuerliche Risiken ausgehen können.

Daneben kann das Dashboard Unternehmen helfen, ihre Überwachungsfunktion im Rahmen eines Tax Compliance Management Systems auszuüben.

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UMSATZSTEUER UND ERP-SYSTEME

Die Umsatzsteuer ist ein Massengeschäft, das im Alltag in den Unternehmen vollautomatisch durch ein ERP-System bewältigt wird. Fehler bei der Automatisierung können schnell zu sehr hohen Umsatzsteuernachforderungen und Zinsen führen. Zusätzlich verursachen die erforderlichen Korrekturen der Vergangenheit einen hohen Aufwand und damit verbunden hohe Kosten.

Umsatzsteuer und ERP-Systeme

Die Umsatzsteuer ist ein Massengeschäft. Dabei bedarf jeder Geschäftsvorfall einer umsatzsteuerlichen Behandlung. Um die hohe Anzahl von Geschäftsvorfällen verbuchen und umsatzsteuerlich abbilden zu können, setzen die meisten Unternehmen auf die Automatisierungsmöglichkeiten eines ERP-Systems.

Die Rolle von SAP

Zumindest in Deutschland steht SAP mehr oder weniger als Synonym für ERP-System. Ein solches ERP-System dient dazu, die im Unternehmen auftretenden Massenvorgänge automatisierend abzubilden. Richtige Einstellungen im System, wie etwa eine korrekte Steuerfindungslogik oder ein formal korrekter Rechnungsdruck, spielen dabei eine zentrale Rolle.

Unser Know-how

Wir haben als auf Umsatzsteuerrecht spezialisierte Kanzlei die Erfahrung und Expertise, welche Prozessschritte umsatzsteuerrelevant sind. Das heißt beispielsweise, welche Angaben in einer Bestellung und in einem Verkaufsauftrag relevant sind und wie diese im SD- oder
FI-Modul des SAP-Systems verarbeitet werden. Die Auswertung der im System vorhandenen Einstellungen und Daten hilft uns dabei, mit Ihnen das umsatzsteuerliche Gesamtbild Ihres Unternehmens zu sehen, Schwachstellen zu identifizieren und Verbesserungsvorschläge zu unterbreiten. Selbstverständlich können wir das nicht nur bei SAP, sondern bei allen gängigen ERP-Systemen (Oracle; Navision, etc.).

Unser Dashboard

Um unsere umsatzsteuerliche Expertise optimal einsetzen und im ERP-System nutzbar machen zu können, haben wir ein eigenes Analyse-Tool entwickelt, unser Dashboard. Dieses hilft uns dabei, die im jeweiligen ERP-System vorhandenen Daten systematisch auszuwerten und die Prozesse in der Steuerfindung zu verstehen. Bei Bedarf können wir mit Hilfe des Dashboards Details bis auf Positionsebene einzelner Belege verifizieren.

Zusätzlich bietet unser Dashboard die Möglichkeit, die in den Stammdaten erfassten Umsatzsteuer-Identifikationsnummern beim Bundeszentralamt für Steuern elektronisch zu überprüfen und qualifizierte Bestätigungsabfragen zu stellen.

Unsere Rolle im Unternehmen

Wir fungieren als Schnittstelle zwischen den Programmierern in der IT-Abteilung, den einzelnen Geschäftseinheiten wie beispielsweise Logistik und Vertrieb sowie der Steuerabteilung. Wenn Sie dies wünschen, unterstützen wir Sie auch bei der Implementierung von Programmen und Tools externer IT-Anbieter, wie etwa einer Tax Engine. Dabei können wir auf unsere Erfahrung aus zahlreichen SAP-Einführungsprojekten und SAP-VAT-Audits zurückgreifen.

Unser Angebot

1. Einführung von SAP

Wir unterstützen Unternehmen bei der Neueinführung von SAP und der Einrichtung der Steuerfindungslogik. Dazu setzen wir uns mit den SAP-Beratern und anderen IT-Dienstleistern an einen Tisch und definieren die aus umsatzsteuerlicher Sicht relevanten Einstellungen und notwendigen Vorkehrungen.

2. ERP-VAT-Audit

Wir führen im Unternehmen sog. ERP-VAT-Audits durch. Wir sehen darin keine reine Belegprüfung einzelner Geschäftsvorfälle, sondern eine Aufbau- und Funktionsprüfung des ERP-Systems. Unser Fokus liegt dabei auf der system- und prozesstechnischen Prüfung der umsatzsteuerlich relevanten Vorgänge im Unternehmen. Unser selbst entwickeltes Dashboard hilft uns selbstverständlich dabei, Ihnen die betroffenen Belege zu nennen, wenn wir einen Fehler feststellen und entsprechende Lösungs- und Optimierungsvorschläge bereitzustellen.

Aufbauprüfung
  • Kontrolle der Steuerfindungslogik
  • Prüfung der für die Steuerfindung relevanten Parameter
  • Ordnungsmäßigkeit der Rechnungsformulare
Funktionsprüfung
  • Interviews mit den einzelnen Abteilungen
  • Sicherstellung von Arbeitsabläufen und Zuständigkeiten
  • Prüfung von manuellen Eingriffen ins System
  • Verprobungen auf der Ausgangs- und Eingangsseite
  • Prüfung des Compliance-Prozesses (automatische Erstellung der Umsatzsteuervoranmeldung, Zusammenfassende Meldung und Intrastat-Erklärung)

3. Vorbereitung/Simulierung von Steuerprüfungen

Wir verfügen über einen reichen Erfahrungsschatz mit dem von der Finanzverwaltung verwendeten Prüferprogramm IDEA. Mit unserem Dashboard können wir Prüfungsroutinen der Finanzverwaltung vorwegnehmen und das ERP-System Ihres Unternehmens nach Auffälligkeiten durchsuchen. Gerade im Hinblick auf eine anstehende Betriebsprüfung oder Umsatzsteuer-Sonderprüfung kann es sinnvoll sein, vorab einen genauen Blick in das ERP-System zu werfen, um so dem Prüfer einen Schritt voraus zu sein.

4. Implementierung von Gesetzesänderungen

Wir begleiten Sie bei der Implementierung von entsprechenden Gesetzesänderungen oder Änderungen der Verwaltungsmeinung. Darüber hinaus unterstützen wir Sie bei der Aufsetzung formal korrekter Rechnungslayouts.

5. Optimierung der Geschäftsprozesse

Ein zusätzlicher Profit kann sich aus der Optimierung der Geschäftsprozesse ergeben, denn bei der Betreuung Ihres Unternehmens im Bereich von Umsatzsteuer und SAP erhalten wir einen tiefen Einblick in die Geschäftsvorfälle. Häufig stoßen wir dabei auf historisch bedingte Lieferwege, die sich effizienter gestalten lassen. Wir unterstützen Sie dabei gerne im Bereich des Supply Chain Management und zeigen Ihnen, wo Sie Logistikkosten und Zeit einsparen können.

6. Tax Compliance Management System

Unser Dashboard kann Ihnen dabei helfen, auf regelmäßiger Basis Prüfungsroutinen durchzuführen, um die Überwachungsfunktion im Rahmen eines Tax Compliance Management Systems zu erfüllen. Gerne unterstützen wir Sie dabei, die für Ihr Unternehmen geeigneten Prüfroutinen zu definieren. Auf Wunsch stellen wir Ihnen das Dashboard und die vorab definierten Key Performance Indicators (KPI) für eine regelmäßige Prüfung und Dokumentation der Ergebnisse im Rahmen eines Lizenzmodells zur Verfügung.

DR. CHRISTIAN SALDER
Rechtsanwalt, Steuerberater,
Fachanwalt für Steuerrecht
Telefon: +49 89 217501285
E-Mail: christian.salder@kmlz.de