1. Das Konzept der Belegnachweise

Die Neuregelung sieht einen zweigliedrigen Belegnachweis vor:

• Doppel der Rechnung
• Gelangensbestätigung oder einer der sieben Alternativnachweise

Es ist zu beachten, dass nicht jeder Alternativnachweis für jede Art der Lieferung zulässig ist. Die Gelangens-
bestätigung soll das physische Gelangen des Gegenstandes der Lieferung in das übrige Gemeinschaftsgebiet bestätigen. Diese Grundidee stand auch Pate für fast alle Alternativnachweise. Folglich können die Nachweise regelmäßig erst nach Abschluss des Transportvorgangs ausgestellt werden. Dies löst einen erheblichen Nachverfolgungsaufwand für die liefernden Unternehmen aus. Hierfür sind entsprechende personelle Kapazitäten notwendig.

2.     Die neue Gelangensbestätigung

2.1   Ort und Monat des Erhalts

Die neue Gelangensbestätigung muss insbesondere den Ort und Monat des Transportendes enthalten. Es muss die konkrete Stadt oder Gemeinde angegeben werden, das Bestimmungsland allein genügt nicht.

Dies gilt nach dem BMF auch für Reihengeschäfte. Der Zwischenhändler kann sich also nicht darauf berufen, dass er ein wirtschaftliches Interesse hat, den Bestimmungsort nicht nachzuweisen, um den Endabnehmer nicht preisgeben zu müssen.

2.2   Unterschrift des Abnehmers und elektronische Übermittlung

Grundsätzlich muss die Gelangensbestätigung vom Abnehmer oder dessen Beauftragten (z. B. Arbeitnehmer oder Lagerhalter) unterschrieben sein, dessen Vertretungsberechtigung im Zweifel auch nachgewiesen werden muss. Dabei soll es nach dem Entwurf des BMF genügen, wenn sich die Vertretungsberechtigung aus der Gesamtschau ergibt (z. B. Verwendung eines Firmenstempels).

Erfreulich ist, dass die Unterschrift bei elektronischer Übermittlung der Gelangensbestätigung entbehrlich ist. Vorausgesetzt, die Übermittlung hat erkennbar im Verfügungsbereich des Abnehmers oder Beauftragten begonnen. Nach dem Entwurf des BMF-Schreibens ist eine solche Erkennbarkeit vor allem in drei Fällen gegeben:

• Verwendung eines zuvor vereinbarten elektronischen Verfahrens (z. B. Double-Opt-In-Verfahren)
• Nutzung einer im Zusammenhang mit dem Abschluss des Liefervertrags bekannt gewordenen E-Mail-Adresse
• Angaben im sog. Header-Abschnitt der E-Mail

Zweifelhaft ist jedoch, ob in Anbetracht der einfachen Fälschbarkeit eines E-Mail-Headers diese Möglichkeit auch vor den Finanzgerichten Bestand haben wird.

Allgemein sind bei elektronischer Übermittlung Vorgaben der GoBS und GDPdU hinsichtlich der Lesbarkeit und Archivierung zu beachten. Die Gelangensbestätigung kann auch als Ausdruck archiviert werden. Bei der Übermittlung per E-Mail ist aber die E-Mail selbst zu archivieren. Es bietet sich deshalb an, eine eigene E-Mail-Adresse nur für diesen Zweck einzurichten (z. B. gelangensbestätigung@...). Für die Praxis erscheint es empfehlenswert mit dem Kunden eine elektronische Übermittlung zu vereinbaren. Aus unserer Sicht wird die elektronisch übermittelte
(Sammel-)Gelangensbestätigung für viele Unternehmen der am einfachsten zu erbringende Nachweis sein.

2.3   Form und Sprache

Die Gelangensbestätigung bedarf keiner bestimmten Form. Das BMF wird Muster in deutscher, englischer und französischer Sprache veröffentlichen. Verbindlich sind diese Muster jedoch nicht. Die erforderlichen Angaben können sich auch aus einer Gesamtschau mehrerer Dokumente ergeben.

In der Praxis dürfte man mit einer zweisprachigen Version in jedem Fall auf der sicheren Seite sein.

2.4   Gelangensbestätigung als Sammelbestätigung

Positiv ist auch, dass nicht für jede einzelne Lieferung eine Gelangensbestätigung vorgelegt werden muss. Umsätze eines Quartals können in einer Sammelbestätigung zusammengefasst werden. Der Entwurf des BMF-Schreibens sieht dies jedoch nur für Fälle einer dauerhaften Lieferbeziehung vor.

Die neuen Nachweismöglichkeiten im Überblick:

Ansprechpartner:

Dr. Stefan Maunz
Rechtsanwalt, Steuerberater
Tel.: 089 / 217 50 12 - 40
stefan.maunz@kmlz.de

Stand: 02.07.2013